Satın alma sistem seçiminde, firma süreçleri tam analiz edilmeden ve ihtiyaçlar tam olarak tanımlanmadan doğru seçim yapmak çok zordur.

Bu konuda ayrıntılı bilgi için EGPS “Global Procurement System” sayfamızdaki neden EGPS alanını ziyaret edebilirsiniz.

Altyapı ve Teknoloji

Yapmamanız gerek ilk şey, geçerliliği olmayan ve gelişen teknolojilere uyum sağlayamamış teknolojilere yatırım yapmaktır.

• Web Tabanlı Cloud Ürünler ile İşbirliği

Gelişen ve globalleşen Dünya’da teknolojinin web tabanlı ürünlere doğru kaydığı bilinen bir gerçek. Yatırımınızın uzun ömürlü ve cloud kullanıma uygun olması için önşartınız web tabanlı bir yazılım seçimi olmalıdır. Bu sayede hem şirket içi kullanımda hem de tedarikçilerinizle ilişkilerde interaktif ve hızlı süreçler ile ilerleyebilirsiniz. Gerçek zamanlı notifikasyonlar ve hızlı onaylar ile süreçlerinizi çok daha hızlı ve pratik olarak yürütebilirsiniz.

• Sektörünüze ve Firmanıza Uyarlanabilir Esneklik

Seçeceğiniz yazılım, yeterli esnekliğe sahip olmayan bir sistemse sizin süreçlerinize uyum neredeyse imkansız hale gelir. Çünkü her işletmenin kendine özgü satın alma ve ihale süreçleri ile iş akışları bulunur ve bu süreçler herhangi bir kalıba uymayabilir. Sistemin çalıştığınız sektörün ihtiyaçlarına göre kurgulanmış olması da uyum için önemlidir. Farklı sektör ve ülkelerde kullanılan, güçlü referansları olan yazılımlar seçilerek bu riskler minimize edilebilir. Mümkünse düzenli olarak sistemi kullanan ve sisteme kayıtlı firma/tedarikçilerden feedback ler alınmalıdır.

• Arayüz ve Kullanıcı Deneyimi

Arayüzü kolay ve pratik olmayan bir yazılım, çalışanlar tarafından direnç görecektir. Yapmamanız gereken seçimlerden bir tanesi de budur. Kolay ve kullanıcıların kolayca alışabileceği arayüzler, direnci azaltır, uygulamaların aktif kullanımını arttırır, uyum sürecini azaltır. Modern teknolojilerin sunduğu sezgisel kullanıcı arayüzleri, kullanıcı üretkenliğini arttırarak verimliliğinize katkı sağlar.

• Entegrasyon

Seçilen yazılım ürününün entegre çalışmaması durumunda başarı ihtimali çok azdır. Gerçekleşen satın alma faaliyetine ait tüm bilgiler, kapsamlı çalışılmış entegrasyonlarla tek havuzda toplanmalı ve merkezi olarak tek sistem üzerinden yönetilebilmelidir. Tedarikçi seçimleri bu bilgilerin ışığında AI destekli yapılabilmelidir. Manuel değişikliklere veya data transferlerine ihtiyaç duyulmadan bütünleşik bir yapıda uçtan uca süreç yönetimi yapılabilmelidir.

Verimli Satın Alma ve Tasarruf

Eğer bir satın alma ve ihale yazılımı, düşük performanslı tedarikçilerden sizi kurtarmıyorsa, seçilen yazılım size uygun değildir. Doğru bir ihale sistemi, mevcut bütçenize ve teknik gereksinimlerinize en uygun tedarikçiyi bulmanızı sağlayan en önemli araçtır.

• İhalede Kazan – Kazan Kurgusu

Doğru bir e-ihale yazılımı, tedarikçileri E-İhale ve hazırlık (RFQ) sürecinde irite edebilecek hatalar ve yanlış kurgular içermeyen sistemler olmalıdır. Kurgunun tüm aşamalarının firma ve tedarikçiler arasında Kazan-Kazan ilkesine dayalı olması esas alınmalıdır. Sistem firmanın çıkarlarını desteklerken, tedarikçilerin de rekabette haksız öne çıkmalarını engelleyici olmalıdır. En iyi fiyattaki en uygun tedarikçiye ancak bu şekilde ulaşılabilir.

• Dağınık, Çoklu Ülke/Para Birimi Uyumu

Seçilen satın alma ve tedirkçi yönetimi yazılımının sınırlı mevzuat desteği olması durumunda global ve farklı lokasyonlardaki işletmelerinizde önemli problemlerle karşılaşabilirsiniz. Her coğrafyada kullanıma uygun, parametrik özelleştirilebilir yapıdaki sistemler, farklı para birimi, farklı dil ve mevzuat konusunda size problem çıkarmaz ve zaman kaybettirmez. Bu sayede ürünü hızlıca devreye alıp kullanıma başlayabilirsiniz.

• Şeffaflık

Satın alma sistemlerinin teknik özellik, arayüz gibi özelliklerinin yanında kurgusunun denetlenebilirliği ve şeffaflığı sağlaması şarttır. Satın almada personel kaynaklı oluşabilecek riskleri elimine etmek ancak satın alma şeffaflığını sağlayan güçlü onay ve bildirim mekanizmaları ile mümkün olabilir.

En iyi tedarikçilerden her zaman fiyat alınması, teklif karşılaştırmaların ve tedarikçi seçimlerinin gerçekten eşit tarafsız kararlarla şekillenmesi, hazırlanacak kurgularla sağlanabilmelidir.

• Referanslar, Destek ve Satış Sonrası

Satın alma ve ihale yazılımları gibi süreç yönetim sistemleri, tecrübenin ürünüdür. Sistemler içerisindeki Know-How ile firmalara bir iş yapış şekli önerir. İçerisindeki Know-How yıllar içinde yazılımları kullanmış müşterilerin tecrübeleridir. Referansları güçlü olmayan, global tecrübeden yoksun firma yazılımlarına kuşkuyla yaklaşılmalıdır.

Bir ihale yazılımı seçiminin, uzun yıllar sürecek bir birlikteliği beraberinde getireceği unutulmamalıdır. Bu nedenle yazılım firmasının size sağlayacağı satış sonrası hizmetler önemlidir. Güçlü bir satış sonrası ekip, güçlü referanslarlar, eksiksiz kılavuz ve prosedürler, firma hakkında ipucu sağlayacak gözden kaçırılmaması gereken ayrıntılardır.

Doğru bir satın alma sistem seçimi için aşağıdaki linke göz atabilirsiniz.