Satınalma süreci, projenin tüm alt departmanlarının ve tüm çalışanlarının etkin katılımını gerektiren yoğun bir süreçtir. Projenin başından sonuna kadar malzeme, ekipman, sarf malzemesi, yedek parça, yakıt, ofis ve kamp malzemesi olmak üzere her türden binlerce kalem malzemenin satın alınması gerekir. Üstelik kimi durumda satınalma işlemi farklı ülkelere yayılmak zorunda kalabilir. Sadece malzemenin nereden ve kim tarafından hangi koşullarda satın alınacağını belirlemek yetmeyebilir; aynı zamanda malzemenin üretimini takip etmek, çeşitli aşamalardaki test ve gözlemlerini yapmak veya üçüncü şahıslara yaptırmak, sevkiyattan önce işverene, tasarımcıya veya kontrolöre onaylatmak, üretim sürecindeki olası aksaklık ve hatalara erken müdahale etmek gerekebilir.

EGPS fonksiyonel ve teknik özellikleri sayesinde bu sürecin her aşamasını sağlıklı yürütmenizi, gerekli kayıtları tutmanızı, raporlamanızı, denetlemenizi, tüm süreç katılımcıları arasında hızlı ve etkin bir iletişim yönetimi kurmanızı sağlayan en büyük yardımcınızdır.

EGPS, satın alınması öngörülen malzeme ve hizmet taleplerinin detaylı olarak kayıt altına alınmasını ve takibini sağlar. Talep aşamasında proje bütçe kontrolüne olanak sağlayarak ve ilgili bütçe sorumlusuna hatırlatmalar gerçekleştirir ve bildirimlerle sürece ilişkin her adımda iletişim kopukluğunun önüne geçer. Proje ve sorumluluk merkezi bazında talepler oluşturmasına imkan tanıyarak karışıklık oluşmasına mani olur.Proje aktiviteleri bazında, tedarik edilmesi gereken malzeme kalemlerini ve miktarlarını tedarik zamanlaması ile birlikte hazırlamasına olanak tanır. EGPS vasıtası ile onay akış mekanizması ile talep sürecini yönetmek kusursuz bir şekilde gerçekleşir.

EGPS, onaylanmış sipariş taleplerinin ihale, teklif toplama ve değerlendirme süreçlerinin yönetimini sağlar. Satın alma yetkililerine ihale yöntemini EGPS üzerinden belirleme ve teklif isteklerini tedarikçi firmalara çevrimiçi olarak iletme olanağı sunar. EGEM tedarikçi firmaların tekliflerinin veya çevrimiçi ihalelerin sisteme girilmesine olanak sağlar.Alınan teklif veya ihale sonuçlarının karşılaştırma tablosu olarak satınalma birimine sunulması ile sürecin kusursuz, hızlı ve kolayca işletilmesini mümkün kılar.

EGPS, teklif ve ihale değerlendirmelerinin sonucunda belirlenen tedarikçi ile yürütülecek satınalma siparişi sürecinin sistem üzerinde kayıt ve kontrol altına alınmasını sağlar. EGPS satınalma emrini ve sözleşmeyi sistem üzerinden hazırlamaya olanak sağlayarak onay akış mekanizması ile satınalma siparişinin yönetilmesini mümkün kılar. Kullanıcıların ilgili tedarikçiye kesinleşen satınalma siparişlerine ait teknik şartname gereksinimlerini de takip etmesine olanak sağlar. Böylelikle sistem üzerinde sipariş ile bağlantılı tüm dokümanlar sisteme eklenebilir ve görüntülenebilir.

EGPS, satın alınan malzemenin ilgili lokasyonlara sevkiyatının takibini, ambara giriş, ambardan çıkış süreçlerini izleyebilmeyi ve stok kontrol yönetimini sağlar. EGPS malzemelerin sevkiyat sürecinin takip edilmesini,gelen malzemelerin sayılıp ölçülerek teslim alınmasını ve ambara giriş işlemlerinin hatasız kayıt edilmesini sağlar.Malzemelerin belirlenen spesifikasyonlara uygun olmaması, eksik veya hasarlı olarak teslim edilmesi durumlarında sistemden ilgili raporları oluşturma, iade, tazmin ve sigorta süreçlerinin yönetilmesini mümkün kılar. Ambardaki malzemelerin lokasyon ve sorumluluk merkezleri bazında miktarsal ve parasal olarak stok durumlarının raporlamasına imkan sağlar. EGPS ile talep eden ve kullanım yeri referansları ile ambardan malzeme çıkışları kayıt altına alınır.

EGPS, her malzemenin ihtiyaç belirleme aşamasından ambar çıkışı aşamasına kadar geçirdiği süreç boyunca izlenebilirlik sunarak kalite gereksinimlerinin yerine getirilmesinde önemli bir katkı sağlar. Teknik şartname gereksinimlerine göre doğru malzemenin satın alınıp alınmadığının kontrol edilmesine olanak sağlar. Piyasa araştırması ile kurum ihtiyacına uygun malzeme ve ekipman kaynaklarını kayıt altına alınmasını mümkün kılar. EGPS ile proje planlama ve imalat kontrolü süreçlerini yöneterek, tedarikçiler üzerinde değerlendirme yapılabilir. Yetkililere satınalma süreci verimliliği, etkinliğini ve ihtiyaç doğrultusunda raporlama ve şeffaflık sunar. Kayıt altına alınmış tüm verileri loglayarak izlenebilirlik ve denetlenebilirlik sağlar.