Rekabetçi ekosistemde değişime ayak uydurmak ve riskleri fırsata çevirmek ancak ve ancak teknoloji yatırımlarıyla mümkün olmaktadır. Değişen ve gelişen Dünya’da Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemleri gibi kurumsal yazılımlar, şirketlerin ana süreçlerini nasıl yöneteceğini belirlemede kilit ve yol gösterici bir rol oynuyor. Karlılığını, verimliliğini ve performansını arttırmak isteyen firmalar, yazılım teknolojilerine yatırımlarını sürdürüyor. Bu trendde aslan payını ise web tabanlı yazılım çözümleri alıyor.
Peki yazılım çözümlerine yatırım yapmak isteyen bir firma için birçok yazılım ve ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemi içerisinden hangisi en iyi, hangisi en uygun , hangi yazılımı seçmeli? Kriterlerimiz ne olmalı?
1. Kendi İş Süreçlerinize Odaklanın
Firmalar, yeni yazılımlar seçerken kendi iş süreçlerine uygunluluğunu bazen göz ardı edebiliyorlar. Süreç sahiplerinin mümkünse yazılımlar ile ilgili tüm kritik toplantılarda yer alması; fayda/zarar ve fiyat/performans analizlerini yapması oldukça faydalıdır. Önemli olan size sunulan yazılımlarla iş faaliyetlerinizin nasıl yürütülmesini istediğiniz ve temel iş gereksinimlerinizin ne kadarının bu yazılımlar ile karşılanabildiğidir.
2. Sektörünüze Özel Kurgulanmış Yazılımlar Seçin
Teknoloji ve yazılım sistem tercihlerinde firmaların faaliyet gösterdikleri sektörün ihtiyaçlarına göre doğru seçimleri yapmaları, hem yatırımın başarısı, hem de kullanıcı memnuniyeti açısından kritik öneme sahiptir. Sistemsel değişiklik süreçleri şirketler için sancılı dönemlerdir, kullanıcılar eski alışkanlıklarını, iyi bildikleri bir yazılımı değiştirmemek için direnç göstereceklerdir. Çalışanlardaki bu direnç anlayışla karşılanmalı, yeni sistem ile birlikte oluşacak faydalar net bir şekilde tüm kullanıcılara anlatılmalıdır.
Firmanın çalıştığı sektörün ihtiyaçlarını gözeterek kurgulanmış yazılımlar, firmanın hem çalışanları hem de süreçleri için en optimum çözümü sunar. Tercih edilen sistem, yalın haliyle müşteri ihtiyaçlarını ve beklentilerini zaten karşılayabileceği için ek geliştirme ihtiyacı minimuma iner ve geçiş çok hızlı bir şekilde tamamlanır. Bu seçimlerle maliyetler düşürülebilir, hata oranları azaltılabilir, sistemler hızlı devreye alınabilir, müşteri/kullanıcı memnuniyeti artar.
3. Yazılım Firmasının Proje Ekibini ve Tecrübesini Kontrol Edin
Yazılım firması proje ekibinin sektörel bilgi birikimi, tecrübesi, gerçek hayatta işlerin nasıl ilerlediğini bilebilmesi ve sizinle aynı dili konuşabilmesi yazılımın kurgulanabilmesi açısından kritik öneme sahiptir. Yetkin ve müşteri süreçlerini iyi bilen bir yazılım firması, ihtiyaçları hızlıca anlayabilir, bu sayede süreçlerin tekrar tekrar anlatılmasına gerek kalmadan en kısa yoldan implementasyonu yapılabilir. Yazılım Firmasının ilgili ekipleri yukarıda bahsi geçen konular hakkında mümkünse kullanılacak yazılıma karar verilmeden önceki süreçte sorgulanmalıdır.
4. Referanslar Önemlidir
Firmanın referansları, yeterliliğini ve potansiyelini anlayabilmek için önemli bir kontrol noktasıdır. Firmanın güçlü ve saygın referanslara sahip olması yazılımların verilen taahhütleri karşıladığının ve müşterisini memnun ettiğinin en önemli kanıtıdır. Büyük firmaların yazılımlarını seçerken yaptıkları kapsamlı analiz ve değerlendirmeler yazılımın bu testleri başarıyla geçtiğini ve beklentileri karşıladığını gösterir. Güçlü referanslara güvenin.
5. Satış Sonrası Destek Ekibi
Yazılım projeleri, firma çalışanları için büyük bir değişim anlamına gelir. Çalışanlar sistemi hızlı şekilde efektif kullanamazlarsa, sistem başarıya ulaşamaz. Bu nedenle süreçte yer alan Satış sonrası destek ekiplerinin hizmet kalitesi, en az ürün kadar önemlidir.
Bir yazılım firmasını seçtiğinizde, birlikteliğin ortalama 5 yıl olacağı düşünülürse alacağınız satış sonrası hizmet ve desteklerin kalitesi, yazılımın verimliliği, değişim yönetimi ve kullanım memnuniyeti açısından olduça önemlidir. Eğitim kalitesi, destek taleplerine dönüş süreleri (SLA) gibi konularda yazılım firmasının sözleşme kapsamında verdiği sözleri yerine getirebileceğinden emin olun. Firmanızda satış sonrası destek veya proje ekibi ile iletişim kuracak/birlikte çalışacak kadroyu belirlerken farklı birimlerden oluşturarak doğru feedback leri almaya gayret gösterin.
Diğer önemli bir konuda yazılım geliştiren firmanın mevcut iş yükü ve ekibi hakkında ön bilgi sahibi olmaktır. Kapasitesini aşacak şekilde işler almış, beklentileri karşılamakta ve mevcut işlerine yetişmekte zorlanan bir firmadan iyi sonuç alınamaz.
6. Yatırımın Geri Dönüş Süresini (ROI) Göz Ardı Etmeyin
Yazılım projesinin başarısı, ticari ve sürece dayalı faydalarla ölçümlenebilir. Yazılım seçimlerinde hedeflediğiniz ana faydalarınızı netleştirin, neye ihtiyacınız olduğunu net bir şekilde ortaya koyun. KPI’larınızı dikkate alarak seçiminizi yaparsanız, yatırım geri dönüşünüzü (ROI) minimumda tutabilirsiniz. Unutulmaması gereken nokta en mutlu edecek yazılımın kendisini en kısa zamanda amorte edebilecek yazılım olacağıdır.
Yazılım firmalarıyla yaptığınız görüşmelerinizde bu tip soruları sorabilirsiniz ; Neden sizi seçmeliyim? Sizin diğer yazılımlardan farklı öne çıkan özellikleriniz/faydalarınız nelerdir? Yatırım geri dönüşü ile ilgili referanslar ve gerçek örnekler verebilirmisiniz?
7. Esnek, Şeffaf ve Denetlenebilirlik
Yazılımlar firmanızın prosedürlerine göre uyarlanabilir esneklikte ve gerçek hayattaki süreçlerinize uygun olmalıdır. Mevcut işleyişi daha da hantallaştırıp zorlaştıran öneriler doğru değildir ve kabul edilemez. Yazılımlar yardımı ile yönetilen süreçleriniz üzerinde yönetimsel denetimi sağlayarak, şirket içinde şeffaflık sağlanmalıdır. Yazılımlar değişimlere uyum sağlayabilecek parametrik yapıda olabilirse, uzun yılllar sürecek kullanımlarda dahi ihtiyaçlarınızı karşılayabilir.
Sistemler hataları minimize etmeye, iş süreçlerini denetleyerek herhangi bir uygunsuzluk ve düşük performansı yakalayarak raporlamaya ve monitör etmeye dayalı olacağı için kullanıcıların keyfini kaçırabilir. Unutulmaması gereken büyük resimde doğru kullanılan sistemler şirketlerin menfaatleri için çok gereklidir. Doğru kurgulanan sistemler bireylerin kendilerini vazgeçilmez yapmaya çalışmalarına (bilgi saklama) olanak vermeyerek kurumların bağımsız ve özgürce hareket edebilmelerine imkan verecektir. Şirket sahiplerinin de sistem seçimleri konusunda sürece dahil olmaları ve tüm aksiyonları yakınen takip ederek ilgili yazılım şirketini yönlendirmeleri son derece önemli olacaktır.
Bu seçimlerle ilgili dikkat edilebilecek daha fazla detayı ENKA Systems websitesinde inceleyebilir, çözümlerimizin özellikleriyle farklılaştığı noktaları kolayca keşfedebilirsiniz