Neredeyse her şeyin dijital olduğu bir çağda, bazı işletmelerin belgelerini yönetmek için hala geleneksel sistemlere güvenmeyi seçtiğine inanmak zor. Eski alışkanlıklarımızı değiştirmek zordur ama çoğu zaman tüm problemlerimizin esas kaynağıdır.
Ortalama bir ofis çalışanı, çalışma süresinin neredeyse %50’sini belge oluşturmak, hazırlamak ve aramak için harcar. Uygun bir doküman yönetim sistemi sayesinde, bu çalışanlar saniyeler içinde kolayca doküman oluşturabilir, hazırlayabilir, gönderebilir ve bulabilir, böylece ana işleri için zaman kazanabilir.
Doküman Yönetim Sistemlerinin Amaçları ve Arayüz (UI)
Doküman Yönetim Sistemleri, bir ERP gibi süreç yazılımı kadar olmasa da içinde işletmenizin prosedür, işleyiş ve iş yapış şeklini barındırır. Bir yazılım olmasının ötesinde, sizin bir kalite platformunuzdur. Tüm dokümanlarınız, dosyalarınız, çizimleriniz, ARGE çalışmalarınız sistemde tutulur. Tüm bunların düzgün, sorunsuz ve uyum içinde kurgulanması, sistemin kullanım zorluğunu belirler.
Doküman Yönetim Sistemleri, doğası gereği normal kullanıcıların zorlanacağı çok karmaşık fonksiyonlar içermez. Yazılım sisteminin amacı, mevcut pratik hayatta manuel ve basılı evraklar üzerinden ilerleyen işleyişi, dijitalize etmektir. Bunu kullanıcılara zaman kaybettirmeden, hızlı, pratik ancak belirli bir düzen içinde gerçekleştirmeyi amaçlar. Aranan tüm dosyaların doğru versiyonlarının kolayca bulunabilmesi, onayların gecikmeden verilebilmesi ve dosyalara yalnızca organizasyon yetki şemasına göre erişim sistemin çekirdek fonksiyonlarındandır.
Kurumsal uygulamalar, çok verimli ve efektif yönetim sistemi olabilir ama burada en önemli konu, tüm bu işlemleri yaparken kullanılacak arayüzün (UI) zor olmaması ve kullanıcılar tarafından kullanılabilmesidir. Yazılım projelerinin kompleksliğini belirleyen en önemli unsur budur. Kullanıcıların minimum hareketle yapmak istediği operasyonu gerçekleştirmesi, üzerinde ciddi analiz çalışmaları yapılarak kurgulanacak bir arayüz gerektirir. Literatürde, kullanım kolaylığının Kurumsal Doküman Yönetim Yazılımındaki kullanıcı memnuniyetindeki etkisini gösteren birçok çalışma mevcuttur. Neredeyse tüm çalışmalar, yazılım kullanım kolaylığı ve kullanıcı memnuniyeti arasında pozitif yönlü ve güçlü bir ilişkinin varlığını göstermektedir. Kurumsal Yazılımın arayüzündeki kullanım kolaylığı kategorik olarak arttıkça kullanıcı memnuniyeti de artmaktadır. Kullanıcı memnuniyeti arttıkça direnç düşmekte, doküman yönetim sisteminin verimliliği artmaktadır.
Çalışmaya ait link aşağıdadır.
Yönetim Desteğinin Etkisi
Bir işletmenin herhangi bir yazılımı aktif ve başarılı bir şekilde devreye alması için yönetim desteği şarttır. Arkasında yönetim desteği olmayan bir yazılım projesi, kullanıcılardan teknik, duygusal veya farklı sebeplerden oluşan dirençlerle karşılaşır. Doküman Yönetim Sistemi’nin iş akışlarının getirdiği sürekli kontrol ve şeffaflık kullanıcıları rahatsız edebilir, uzun süreli çalışanlar değişime direnip yeni sistemi kullanmak istemeyebilir, yazılımın kurgusu çalışanları memnun etmeyebilir, aslında ihtiyaç olmayan teknik özellikler talep edilebilir. Veya basit olarak geçiş süreci sancılı olabilir. Tüm bu nedenler sebebiyle bir doküman kontrol yazılım projesinin başarısı için yönetim desteği şarttır.
Doküman Yönetim Sisteminde İş Süreçlerine Uygun Seçimler
Çalışılan ekosisteme uygun, iş süreçlerinizle aynı doğrultuda yazılımların, hem implementasyonu daha hızlı hem de çalışan tarafından kullanımı daha kolay olur. Sektöre ve iş süreçlerinize özel kurgulanmış yazılımlar, bu aşamada bir adım öne çıkmaktadır. Çalışan, iş süreçlerine uygun bir çözümle pratik hayatta gerçekleştirdiği operasyonu dijital ortamda da yazılımın yönlendirmesiyle kolayca gerçekleştirir, kullanımda zorlanmamış olur. Bunun sonucu olarak yazılım verimliliği ve başarısı artış gösterir.
Organizasyon Şemasının Etkisi
Doküman yönetim sistemini kullanacak personelin de doğru seçimi, kullanım kolaylığı için önemlidir. Doküman Yönetim Yazılımlarının zorluk ve kolaylık derecelendirmeleri tamamen personelinizin geri dönüşlerine bağlı olduğundan, sisteme geçiş yapılmadan organizasyon şeması değişime uygun şekilde yeniden kurgulanmalıdır. Çok tecrübeli ve uzun yıllardır şirketinizde çalışan bir kullanıcının dijital doküman yönetim sistemlerine alışması şüphesiz ki genç ve dinamik bir kullanıcının alışma sürecinden uzun ve zor olacaktır.
Tüm bu belirtilenlere göre hazırlanıp kurgulanmış bir organizasyon şeması, yazılımın şirketinizle bütünleşmesini hızlandırarak verimliliğe katkı sağlar, üretkenliği arttırır, yatırım geri dönüşünü hızlandırır.
Beklentiler ve Gerçekler
Doküman yönetim sisteminin seçim sürecinde, firmalar ihtiyaçlarını ve beklentilerini en iyi şekilde ifade etmelidir. Yazılım firması ve ekipleri, sizin bu isteklerinizi anlayabilecek tecrübe ve yetkinliğe sahip olmalıdır. Size yol göstermelidir, süreçlerinize ışık tutumalı, ihtiyaçlarınızı analiz etmenize yardımcı olmalıdır. Doğru implementasyon, sizi ileriki dönemde oluşabilecek sorunlarda ve kargaşalardan korur. Kolay kullanım sağlar, çalışan memnuniyetinizi arttırır, çalışanlarınıza değer katar ve değerli hissettirir.
Beklentilerin doğru analiz edilmesi, gerçekleşen ve beklenen sonuçlarının eşleşme oranını arttıracağından kulanıcı memnuniyetine etki eder. Bu durum çalışanın oluşturabileceği direnci minimize ederek yazılım projesinin başarı oranını arttırır.
Satış Sonrası ve Destek
Doğru, çözüm odaklı, süreçlere uygun, sektör bilgisi yüksek bir personel tarafından verilecek güçlü içerikli bir eğitim, kullanım zorluğu gibi gelebilecek geri dönüşleri minimize edebilir. Kullanımın zor olduğunu ait feedbacklerin, çalışan tarafında esas nedeni programı anlamamadır.
Güçlü bir eğitim sonrası iyi satış sonrası destek sağlayan firma ile çalışılması durumunda, bu tarz sorunlar ciddi ölçüde azaltılabilmektedir. Çalışanların problemleri büyümeden kolaylıkla çözülebilmekte, yazılım memnuniyet oranı arttırılabilmektedir.
Doküman yönetim seçimi konusunda daha fazla bilgi almak için Kurumsal Firmalar İçin Döküman Yönetim Sistemleri (DMS) Nasıl Seçilir? Blog yazımızı okuyabilirsiniz.