Süreç Yönetimi nedir? ISO 9001 Kalite Yönetim Standardına göre “girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı” olarak tanımlanmaktadır. İşletmelerde farklı departmanlarca veya birden çok departmanın işbirliği ile gerçekleştirilen her türlü iş süreç olarak ifade edilir. Bu süreçler müşteriler açısından değer yaratan faaliyetler olabildiği gibi, departmanlar arası veya çalışanlar arası koordinasyonu sağlayan, iş akışını tanımlayan faaliyetler de olabilir.

Gelişen teknolojiler ile birlikte ortaya çıkan dijital dönüşüm ve küresel rekabet ortamı şirketlerde gerçek zamanlı süreç kontrolü yapabilmek için yazılım kullanma ihtiyacını doğurur. Her süreç birbirinden farklıdır. Bazı süreçler dar kapsamlı ve basit iken, bazıları daha kompleks, geniş kapsamlı ve daha çok kişiyi etkileyen süreçlerdir. Bu noktada birbirinden farklı özelliklerdeki farklı süreçlere uygun olarak tasarlanabilir iş akışı barındıran yazılımlar bir adım öne çıkacaktır. Doğru süreç yönetimi yazılımı ile tasarlanmış akış diyagramları sayesinde tüm ekiplerin koordinasyon içerisinde çalışması sağlanırken, izlenebilir bir ortam oluşturulur ve riskler minimize edilir. Süreç yönetimi yazılımları aynı zamanda şirket içerisindeki iş akışlarının daha etkili, daha güvenli yönetilebilmesini sağlayan sistematik bir yaklaşım sunar.

Maliyet Verimliliği

Şirketlerde geçmiş yıllarda daha yaygın olarak uygulanan bütçe kısıtlamaları, günümüzün rekabetçi piyasasında maliyet yönetimini kontrol altına almak için çok da geçerli bir seçenek olarak karşımıza çıkmıyor diyebiliriz. Bütçe kısıtlamaları yerine şirketlerin gelişmiş teknolojileri kullanarak verimliliği artırıcı ve maliyetleri azaltıcı aksiyonları almayı tercih etmeye başladığı yadsınamaz bir gerçek. İşte doğru süreç yönetimi yazılımı ile kontrol edilen iş süreçleri de bu noktada önem kazanıyor. Süreç yönetimi yazılımları ile iş operasyonlarınızı, departmanlar ve çalışanlar arası işbirliğini kolaylaştırabilirsiniz. Tekrarlayan görevlerin otomatikleşmesi sayesinde ürün/hizmet kalitesi artarken kurumsal riskler de minimize edilir ve maliyet verimliliğinde artış gözlenir.

Gelişmiş İşbirliği ve İş Çevikliği

Doğru süreç yönetimi, departmanlar arası ve çalışanlar arası işbirliğini daha hızlı ve etkin yönetebilmenizi sağlayarak kapsamlı iş akışı süreçlerini basit adımlarla ilerletebilmenize imkan tanır. İhtiyaç duyulan noktalarda iş akışlarını revize edebildiğiniz, mevcut iş akışlarınızı kısa sürede yeni iş süreçlerinize uygun hale getirebildiğiniz ve kolaylıkla özelleştirebildiğiniz esnek süreç yönetimi barındıran sistemler ile şirketinize çeviklik kazandırabilirsiniz. Böylece bürokraitk işlemler azalırken ortak çalışma platformunda tutulan veri sayesinde bilgiye erişim de kolaylaşmış olur. Aynı zamanda sistemi kullanan herkese ilgili olduklara konulara dair gerçek zamanlı bilgiler ulaşır, kirli veri ortadan kalkar ve ekip üyeleri arasında işbirliği sağlanır.

Zaman Tasarrufu

Düşünün ki farklı departmanlardan farklı çalışanların görüşlerine ihtiyaç duyulan, farklı kişilerin onayını bekleyen sayısız dokümanın takibini yapıyorsunuz. Her biri için ilgili kişi ile görüşmek, hatırlatmak, e-posta yazmak, telefonla aramak ve dokümanların onay sürecini tamamlamak için farkında olmadan epey zaman harcıyor olabilirsiniz. Süreç yönetimi yazılımı ile kurgulanmış iş akışları, onay ve gözden geçirme süreçlerinizi dijital ortama taşıyacağından zamandan da tasarruf etmenizi sağlar. Bugünün hızlı tempolu, aktif iş ortamında web tabanlı doküman yönetim sistemleri sayesinde kritik dokümanlara hızlı şekilde erişebilir, mobil cihazlar üzerinden masabaşında oturmadan dokümanlara onay verebilir, gözden geçirdiğiniz dokümanlar üzerindeki yorumlarınızı iletebilirsiniz. Böylece ana işlerinize daha fazla zaman ayırabilir, müşteri memnuniyetinizi artıracak faaliyetlere odaklanabilirsiniz.

Kalite Standartlarına Uyum

Süreç yönetimini dokümandan bağımsız düşünmek imkansızdır. Şirketinizde ürettiğiniz her türlü dokümanın dijital olarak arşivlenebildiği doküman yönetim sistemleri sayesinde kurumsal hafıza oluşturabilirsiniz. Akış diyagramları oluşturmanıza imkan tanıyan doküman yönetim sistemleri kalite standartlarına ve yasal gerekliliklere uyum konusunda da size destek olacaktır. Prosedürlere uygun iş akış diyagramları tanımlayabilir, standartlar doğrultusunda süreç yönetimi gerçekleştirebilir, iç ve dış denetimlerde dokümanlarınızı ve onay süreçlerinizi kolaylıkla ortaya koyabilirsiniz. Gelişmiş revizyon ve versiyon tarihçe kayıtları tutabilen sistemler hesap verilebilirliğin de güvencesi olacaktır.

Tutarlılık ve Ölçülebilirlik

İş akış diyagramları ile her görev planlandığı ve tasarlandığı şekilde yürütülür. Faturalardan çizim dosyalarınıza, kalite ve isg formlarınızdan sözleşmelere kadar farklı dokümanlar üzerinde ilgili tüm departmanların/pozisyonların rol ve sorumlulukları sürecin en başından belirlenmiş olur. Böylece ortak veri paylaşım sistemi üzerinde tüm ekiplerin koordineli ve tutarlı çalışması sağlanır. Esnek raporlama imkanı sunan iş akışı entegreli doküman yönetim sistemleri sayesinde süreçler uçtan uca ölçülebilir ve beklenen sonuçlarla karşılaştırılabilir.

Şirketiniz modası geçmiş geleneksel bir iş modeline göre çalışıyorsa bugün değişiklik yapma zamanı !

Araştırmalar gösteriyor ki doğru zamanda doğru değişiklikleri yapan şirketler küresel rekabet ortamına daha kolay uyum sağlıyorlar. Etkili bir iş akışı modülü barındıran doküman yönetim sistemi yazılımı ile mevcut süreçlerinizi ortaya koyabilir, yeni iş süreçlerinizi hızlıca tasarlayabilirsiniz.