Süreçlerinizde neyi düzeltmeye çalıştığınızı bilmiyorsanız doğru çözümü satın alamazsınız. Hızlı bir şekilde alınan teknolojik yatırım kararları ilk aşamada doğru gözükse de, zaman ayrılmadan ve ihtiyaçlar değerlendirilmeden yapılan seçimler uzun vadede başarılı sonuçlar veremiyor.
Doküman Yönetim Sistemleri şirketlerin kişi odaklı yönetim şeklinden çıkıp, sistem ve Know-How odaklı bir yapıya geçerek, özgürce ve şeffaf bir şekilde yönetilmesine yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır. Aşağıda bu yazılım seçiminin hangi kriterlere bağlı kalınarak yapılabileceğini sizler için listeledik.
Blog yazıları haricinde, aşağıdaki bağlantıdan EDMS “Global Document Management System” ürünümüzün farlılıklarını gösteren sayfamıza ulaşabilirsiniz.
EDMS “Global Document Management System”Kullanıcı Deneyimi ve Arayüz?
Her yazılımda olduğu gibi kurumsal yazılım sistemlerinde de kullanıcı deneyimi çok kritiktir. Seçeceğiniz doküman kontrol yazılımı, tüm personelinizin kolayca gezinebileceği, rahat ve sorunsuz sezgisel bir kullanıcı arayüzü (UI) sunmalıdır. Fonksiyonları net ve basit olan, verimli bir sistemi tercih etmelisiniz. Kafa karıştırıcı bir kullanıcı arayüzüne sahip güçlü bir yazılım platformu sadece çalışanları hayal kırıklığına uğratacaktır.
Ortak Çalışma Alanı (CDE)
Doküman yönetim sistemi, kullanıcıların sorunsuz bir şekilde işbirliği yapabilecekleri bir web tabanlı ortak çalışma alanı (Common Data Environment) sunmalıdır. Farklı çalışanlarınız tarafından ihtiyaç duyulabilecek tüm dosya türleri, sistem tarafından desteklenmelidir ve operasyonel olmalıdır. Workflow ve dosya onayları gibi işlemler lokal ortamdan bağımsız çalışarak sistem içinde gerçekleştirilebilen işlemlerle tamamlanabilmelidir.
Ölçeklenebilirlik ve Yetki Mekanizmaları
Platformun, işletmeniz için yeterli ölçeklenebilirlik içermesini mutlaka dikkate almalısınız. Global, büyük çaplı veya dağınık yapılardaki firmalarda kullanıcı rolü belirleme ve yetkilendirme esnekliğinin ölçeklenebilir ve değişen yapıya göre özelleştirilebilir olması istenir. Yetkiler konusunda büyük sorunların oluşmaması için tüm bu çalışmalar çok fazla sayıda çalışan için pratik, kolay ve hızlı şekilde yapılabilmelidir. Bu sayede şirketinizin büyümesine uyum sağlayabilir, proje bazlı işlerinizi veya grup şirketlerinizi farklı yetki mekanizmaları ile tek yazılımdan yönetebilirsiniz.
Firmanıza Uygunluk
Kuruluşunuzun özel gereksinimlerini karşılayan, sektörünüze özel, içerik ve kapsamı beklentilerinizle büyük oranda örtüşen proje yönetimi özelliklerine sahip bir doküman yazılımı seçimi kritiktir. Yazılımın ihtiyaçlara bağlı kullanıma hazır olması, uzun sürecek implementasyon çalışmalarının, zaman kayıplarının ve tüm bunlara bağlı oluşacak yüksek maliyetlerin önüne geçecektir.
Yazılım seçimi yaparken, yalnızca bugünün ihtiyaçlarını değil, ileride oluşabilecek ihtiyaçlarınızı da göz önünde bulundurmalısınız.
Belge Yönetim Sistemi (DMS) dijital arşivden çok daha fazlasıdır ve birçok fonksiyon barındırır. Bunlardan en önemlisi olan iş akışları, projelerinizdeki dijital doküman süreçlerinizin sorunsuz ve dijital ilerlemesini sağlar. Sistemin tüm süreçlerinize entegrasyonu için üzerinden kurgulanacağı için kapsamlı bir iş akış sistemini içinde barındıran sistemleri tercih etmelisiniz. Bu sayede, doküman onaylarından seyahatlere, izin formlarından masraflara vs. tercih etmeniz durumunda her türlü sürecinizi doküman yönetim sistemi üzerinden ilerletebilirsiniz ve firmanıza uygun süreç tasarımları yapabilirsiniz.
Altyapı
Özelleştirmeler her firmanın sürekli ihtiyaçlarıdır. Bu anlamda seçilecek yazılımlar har zaman son teknoloji ürünü olmalıdır. SQL tabanlı olması ve .Net dili bu noktada birçok açıdan belirleyicidir. Bu sayede ileri seviyede sorgular oluşturabilir, özelleştirilebilir raporlar tasarlayabilirsiniz.
Çalışanlarda Oluşabilecek Negatif Tutumlar
Genellikle kullanıcılar, yeni ve kapsamlı bir sistem, kullanıcıları konfor alanlarından çıkartıp büyük bir değişim getirebileceği için rahatsız olabilirler ve sistem hakkında negatif algı oluşturmaya çalışabilirler. Sistemler verimlilik analizi ve iş takibini şeffaf kontrollü yapacağından, personel sistemin aktif kullanılmaya başlanmasından sonra değişime uyum sağlayamaması ile işine son verilebileceğinden çekinebilir. Sistemin işleri hızlandırmadığını, aksine iş yapamadıklarını iddia ederek sisteme direnç oluşturabilir. Bu gibi durumlar karşısında yönetimin sürecin/yazılımın arkasında kararlı bir duruş sergilemesi gerekebilir. Her türlü kurumsal yazılım gibi Doküman ve Belge Yönetim Sistemleri de şirketlerin çalışanlarına bağlı kalmadan özgürce ve şeffaf bir şekilde yönetilmesine yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır.
Proje Planı, Kapsam, Zaman Planı ve Canlıya Alma
Birçok yazılım çözümü gibi doküman yönetim sistemlerinde de, proses yazılımın satın alınmasıyla tamamlanmaz. Kurulum sonrası zaman planları, ek maliyetler, implementasyon gibi çalışmalar devam eder. Aslında seçtiğiniz yazılımın size uygun olup olmadığını anlayacağınız kısım bu zamandır. Sunumlarda, kataloglarda anlatılanlar sizin süreçlerinizle hızlıca uyum sağlayabiliyorsa bu sizin doğru bir seçim yaptığınızın kanıtı olacaktır.
Aksi durumda, önünüzde uzun sürecek, çok zaman kaybettirip büyük bütçe gerektirecek bir süreç var demektir. Bu nedenle, DMS (Doküman yönetim sistemi) seçiminde kullanıma hazır, süreçlerinizle uyumlu, gerçek süreçlerinizin dijital halini içinde barındıran sistemler tercih edilmelidir. Bu sayede sistemler kısa sürede canlıya alınabilir ve sizi mutlu edebilir.
Tüm bu konular hakkında daha bilgi almak için Blog sayfasını ziyaret edebilirsiniz.