Web tabanlı bir doküman yönetim sistemi geleneksek fiziksel depolama veya yerel dijital dokuman ağlarına göre önemli operasyonel avantajlar sunar. Arşivlenen doküman ve dosyalara, Dünya’nın herhangi bir yerindeki farklı bir zaman diliminden 7/24, kesintisiz ve güvenli erişimi sağlayarak çok sayıda projenin efektif yönetimine katkı sağlar.

Eğer işletmeniz,

• Çok sayıda alt şirket, proje veya dağınık bir yapı
• Yüksek sayıda kalifiye çalışan
• Yüksek bütçeli kritik prosesler
• Fazla sayıda özel kurgulanmış süreç
• Büyük dikey, yatay veya hibrit organizasyon şeması
• Geçmişe dönük odalar dolusu fiziksel arşiv

gibi gerekli ama risk yaratan unsurlar içeriyorsa şirketinizin acilen bir doküman yönetim yazılımına ihtiyacı var demektir.

Dokümanlar, işletmeler için kurumsal hafıza kaynaklarıdır. Yapılan her işle beraber, yapılan ilişkin dosyalar hazırlanır, işletme içinde onaylanır ve aksiyon gerçekleştirilir. Dokümanlar bu yapılan işlerin faydalarını ve ileriki süreçte doğru olup olmadığını belirten kurumsal bilgi kaynaklarıdır. Eğer bu süreç doğru yönetilemezse işletmeyi temelinden sarsacak problemeler ortaya çıkabilir.

Eğer çok dağınık bir işletmeniz varsa, farklı coğrafi bölgelere yayılan çok sayıda yetkili personeli yönetmek için bir sisteme ihtiyacınız var demektir. İşletme büyükse, bütçeler ve riskler de büyüktür. Prosesleriniz ve iş akışlarınız karmaşık, kapsamlı ve uzun olacaktır. Farklı kararlar alırken, geçmiş tecrübelere dönüp bakma gereği duyulacağı aşikadır.

Bunlar işletmenizin bir Doküman Kontrol Yazılımına ihtiyacı olduğunu gösteren ana bulgulardır.

Bir doküman yönetim sisteminin nasıl seçilmesi gerektiği konusunda bilgi almak için “Kurumsal Firmalar İçin Döküman Yönetim Sistemleri (DMS) Nasıl Seçilir” blog yazımızı okuyabilirsiniz.

Doküman Yönetim Yazılımları, işleri dijitalleştirmenin yanında, size güçlü bir kontrol mekanizması da sağlar. QR kod ile versiyon takip özellikleri, sahadaki veya masanızın üzerindeki bir pafta yada dosyanın son versiyonda olup olmadığı kolayca takip etmenize yardımcı olur. Bu sayede geçersiz versiyondaki dosyaların ortaya çıkarabileceği kafa karışıklıklarından kurtulmuş olursunuz.

Dijitalde de olsa çok sayıda dosya, versiyon karşılaştırma ihtiyacını beraberinde getirir. Her versiyonda neyin değiştiği kritik belgelerde öenm arz eder. Eğer bu değişimi takip edemezseniz, aynı hataları tekrar yapabilirsiniz, hata yapmasanız bile zaman kaybedersiniz. DMS ‘lerin içinde bulunan karşılaştırma motoru, aynı dosyanın versiyonlarının  veya farklı dosyaların birbirleri ile kolaylıkla karşılaştırılmasını sağlayarak size zaman kazandırır. Akışı daha kolay takip edebilirsiniz ve kontrollerinizi arttırarak hatalarınızı azaltabilirsiniz.

EDMS Arama Motorları, aranılan dosyanın saniyeler içinde bulunmasını sağlar, metadata ve klasör yapılarını birlikte bulundurmasıyla aşine olduğunuz bir kullanım sunar, çoklu esnek numaralandırma sistemi ile dokümanlarınızı birden fazla numara ile yönetmenize olanak tanır. Böylelikle zaman ve verimlilik kaybınızı minimize etmiş olursunuz. Eğer dokümanları ararken çok zaman kaybediyorsanız, bu sizin bir DMS sistemine ihtiyacınız olduğunun kanıtı olacaktır.

Eğer firmanızın kompleks bir yapısı varsa, yetkilendirme sistemi de bu yapıyı destekleyecek nitelikte kompleks olmalıdır. Esnek bir yetkilendirme mekanizması olmazsa, işletmenizde dijital dönüşümü gerçekleştirip optimuma ulaşmak yıllarınızı dahi alabilir. Bu nedenle gerçek hayattaki kişi rollerini dijital ortamda tanımlayabileceğiniz bir DMS seçmek iş yükünüzü büyük oranda azaltacaktır.

Global ortamda, öncesinde planlayamayacağınız çeşitte dosya türü karşınıza çıkabilir. Farklı ülkelerde kullanılan farklı yazılımlar, farklı dosya uzantıları, farklı mevzuatlar buna sebebiyet verir. Kullanacağınız doküman yazılımı hepsini desteklemelidir. Eğer tüm dosyalarınızı Windows tabanlı Ağ da tutuyorsanız, farklı formatlardaki dosyalarınız operasyonel olmayacak ve size sıkıntı çıkaracaktır. Kullanacağınız doküman yazılımının .dwg, .ifc, .BIM gibi uzantıları desteklemesi sizin bütün bunlardan kurtaracaktır.

Cok fazla fiziksel dokümanınız varsa konsolide raporlar oluşturmak, bunları analiz etmek ve bir sonuca varmak imkansız olabilir. İmkansız sayılmasa bile hazırlanması uzun zamanınızı alabilir. Kurumsal Doküman Yönetim Yazılımlarındaki raporlama araçları özelleştirilmiş raporları saniyeler içinde hazırlamanızı sağlayan fonksiyonlar bulundurur. Bu raporlar belirli zaman planlarına göre sistem tarafından otomatik oluşturulabilir. Raporlar, dinamik özellikleriyle çeşitlendirilebilir, Javascript ve SQL desteği ile sınırsız görselleştirilmiş yapılar elde edilebilir.

Dokümanların paylaşımı şirketiniz için çok kritiktir, çünkü kontrolsüz paylaşımlar büyük güvenlik açıkları oluşturabilir. Eğer paylaşımlarınızı mail ile veya kontrolsüz 3. Parti yazılımlar üzerinden gerçekleştiriyorsanız, İK süreçlerinizi tekrar gözden geçirin çünkü tamamen personele bağlı bir ipin üzerinde yürüyorsunuz demektir. Tüm paylaşımlarınızı Doküman Yönetim Sistemi üzerinden yaparak güvenlik risklerinizi yönetebilirsiniz.

Eğer işletmenizde yukarıda belirtilen konu veya konuları yaşıyorsanız, Doküman Yönetim Sistemi (DMS) arayışına girmenizi şiddetle öneririz. Aşağıdaki linke göz atabilirsiniz.