Değişen ve globalleşen Dünya’da birçok firma bilgi yönetim sistemlerine giderek artan yatırımlar gerçekleştiriyor. Ancak bu yatırımlar gerçekten efektif mi, firmalara yararlar sağlıyor mu?

Doküman ve Belge Yönetim Sistemleri, aslında küçük veya büyük her ölçekte firmanın ihtiyacıdır. Çünkü her işletmede sürekli ve devam eden bir doküman trafiği mevcuttur. Firmalar sürekli farklı işletme ve kurumlarla ilişki içindedir ve bu trafik ağırlıklı olarak basılı dokümanlar üzerinden gerçekleşir.

Doküman kontrol yazılımları, farklı lokasyonlardaki çok sayıdaki iş ortağının güven ve iş birliği içinde çalışmalarını sağlarken, oluşacak doküman bazlı iş süreçlerini yönetebilecekleri ortak bir çalışma alanı sunar. İşletme içerisindeki tüm dokümanların hızlı bir şekilde oluşturulmasını, arşivlenmesini, izlenmesini ve kolayca erişilebilmesini sağlar. Gelişmiş özellikleriyle hesap verilebilirliğin ve kurumsal hafızanın güvencesidir. Yazılım sistemleri olmadan anlamlı denetimler yapılamaz, prosedürlere uygun olmayan çalışmalar kanıtlanamaz.

Ayrıntılı bilgi için neden EDMS “Global Document Management System” sayfamızı ziyaret edebilirsiniz

Global Operasyonlar için Doküman Yönetimi

Bir işletmede tüm paydaşlar arasındaki çizimler, BIM modeller, sözleşmeler, raporlar, çizelgeler, teklifler gibi her türlü belge hızlı ve verimli bir şekilde yönetilebilmelidir. Karmaşık projelerde tüm bu belgeler gerçek zamanlı olarak güncel ve ulaşılabilir olmalıdır. Bu noktada ihtiyacı web tabanlı cloud destekli doküman yönetim sistemleri karşılamaktadır.

Verimliliği ve Efektifliği Etkileyen Teknik Faktörler

• Web Tabanlı Ortak Data Platformu ile Tüm Paydaşların İletişimi ve İşbirliği (CDE)
• Dijital İş Süreçleri ve Esnek İş Akışları (Her türlü doküman türü için, BIM, .dwg vs.)
• Online Dosya Aktarım ve Paylaşımları
• Hızlı ve Esnek Mobil ve E-İmza Destekli Onaylar
• Gerçek Zamanlı Proje Yönetimi (BIM Desteği)
• Revizyon&Versiyon Takibi (QR Kod Entegrasyon vs.)
• Gelişmiş Arama Motoru (OCR, Metadata vs.)
• Pratik Hayata Uygun Yetkilendirme Mekanizmaları
• Data Güvenliği
• Raporlamalar.

Yukarıda belirtilen faktörler, bir doküman yönetim sisteminin olmazsa olmaz özelliklerindendir. Bu ihtiyaçları karşılayamayan bir doküman kontrol yazılımının tüm işletme bünyesinde efektif kullanılması gerçekten zor olacaktır.

Online ortak çalışma platformları, tüm paydaşlar arasındaki işbirliğini arttırıken, hız kazandıran gerçek zamanlı yapısıyla verimliliğinizi arttımanıza katkı sağlar. Minimum kaynak kullanarak maksimum faydayı sağlamaya yönelik yol haritanızı destekler.

Doküman Yönetim Sistemleri içindeki bütünleşik iş akışları, işletme bünyenizdeki süreçlerinizi dijitalleştirir, hızlandırır, şeffaflaştırır. Bu sayede verimliliğinizi arttırmaya katkı sağlar. Süreçleriniz takip edilebilir hale gelir. Know-How ve şirket için kurumsal hafızanıza katkı sağlar. Mevcut ve ileride oluşabilecek hataların önüne geçer.

Sistem içinden yapılabilecek paylaşımlar, şirket içi veya dışı her türlü çalışmaya kanıt oluşturur. Hangi dosyanın, kim tarafından, kiminle, ne zaman ve niçin paylaşıldığının belgesini tutar. Kötü niyetlerin ve yanlış kullanım/paylaşımların önüne geçer. Şirket içi oluşabilecek kargaşaları ve çatışmaları önlemeye katkı sağlar. Sorunların sebeplerinin doğru analiz edilmesine yardımcı olur.

Doküman ve Belge Yönetim Sistemleri içinde kapsamlı onay süreçleri barındırır. Süreçlerin daha güvenli ve verilen onayların farklı mecralarda da geçerli olması için sistemin e-imza ve mobil imza platformlarıyla entegre çalışması gerekir. Tüm bu uygulamaların mobil cihazlardan da çalışması, olmazsa olmaz fonksiyonlardan olmalıdır.

Bir doküman yönetim sisteminin efektif olması, her türlü ihtiyacı ve dosya türünü destekleyecek özellikleri barındırmasıyla mümkün olabilir. Bu sebeple sistem işletme bünyenizde kullandığınız tüm dosya uzantılarını desteklemelidir. Tüm uzantılar üzerinden iş akışları başlatılıp, dosyalar yetki dahilinde incelenebilmeli ve yorumlanabilmelidir. Bu fonksiyonların efektif kullanılmasıyla operasyonel riskler minimuma indirilebilir, personel evrak işlerinde ve onaylarda zaman kaybetmez, işletme bünyesindeki hata olasılıkları azalır.

Bir Arşiv ve Doküman Kontrol Yazılımının şüphesiz en önemli özelliklerinden ikisi, aranılan dosyanın kolayca bulunması ve bulunan dosyanın doğru versiyonunun kullanılmasıdır. Doküman Yönetim Sistemleri, bu konuda birçok entegre teknolojik çözüm sunar. OCR destekli arama motorları ile her türlü dosyanın içeriğinde arama yapılabilir, metadata ve etiket aramalarıyla dokümanın üzerindeki bilgilere göre filtrelemeler yapılabilir. Daha da fazlası, dosyanın içeriği ve türü sistem tarafından otomatik algılanarak dosyanın olması gereken yere otomatik konumlandırılması AI destekli olarak sağlanabilir. Dosyanın doğru versiyon ve revizyonda olup olmadığının kontrolü için QR kod entegrasyonları sıklıkla kullanılan teknolojik çözümlerdendir. Dosyanın fiziksel çıktısının üzerindeki QR kod bir mobil cihaz ile kolayca okutularak dosyanın doğru versiyonda olup olmadığı kontrol edilebilir.

Bir Doküman Yönetim Sistemi, ileri teknolojik yapıları bünyesinde barındırsa da en önemli ve kritik konu, her zaman yetkilendirmedir. Büyük ve global şirketlerde dikey bir organizasyon şeması olabilir. Bu çok katlı bir piramit gibi bir yetki gerektirir. Bu nedenle sistem, pratik hayata uygun katmanlı, proje bazlı, çoklu şirketli global yapıları destekleyecek esnek yetki mekanizmalarını barındırmalıdır. Sistem web tabanlı ve interaktif olduğu için çok güvenli olmalı, hiçbir şekilde güvenlik açığı bulundurmamalıdır. Dataların güvenliği ve bütünlüğü, her zaman korunmalı, sızmalara asla izin verilmeyecek yapıda olmalıdır.

Doküman yönetim sistemlerinin üst yönetim tarafında rapor almaya ve denetlemeye yönelik fonksiyonları en çok kullanılan özellikleridir. Esnek, kişiselleştirilebilir ve özelleştirilebilir raporlar kolayca tasarlanabilmelidir. Her türlü rapor alınabilmelidir. Alınacak raporlar zaman planına oturtulabilir olmalı, sistem tarafından otomatik oluşturulabilmelidir. Excel’de tekrar düzenlemelere ihtiyaç bırakmamalıdır. Bu sayede efektif bir kullanım sağlanabilir.

Verimliliği ve Efektifliği Etkileyen Sürece Bağlı Faktörler

Her yazılım sistemi gibi, doküman yönetim yazılımlarında da fayda öncesi bir değişim süreci bulunur. Bu değişim sürecinin başarılı ve profesyonel yönetilmesi ancak size doğru yolu gösterecek bir partner/firma ekibi ile mümkündür. Bu nedenle sektörünüze uygun, süreç mantık kurgusu size özel, nitelikli yazılımlar tercih edilmelidir.

Değişim yönetimindeki uyum sürecinde, kullanıcılar için hayat konfor alanlarından çıkacağı için biraz zorlaşacak ve ilave iş yükü çıkartacak ancak uyum süreci sonrası verimlilik gözle görülür bir şekilde artacaktır. Bu sürecin en iyi şekilde yönetimi için, doğru partnerle doğru bir eğitim süreci ve yeterli seviyede yönetim desteği oluşabilecek büyük problemlerin önüne geçecektir. İhtiyaç ve beklentileri iyi belirlenen firmalar doğru eğitim programları ve yönlendirmelerle çok hızlı ve sorunsuz şekilde sistemleri canlıya alabilmektedir.

Döküman Yönetim Sistemlerinin firmaya göre kurgulanması ve implementasyon çalışmalarının kalitesi, süreçlerin kolay/hızlı veya zor/uzun geçmesini doğrudan etkileyen bir durumdur. Analiz çalışması, yazılım projesinin başarısını belirler. Yazılım firmalarındaki yetkin personelin ve proje yöneticilerinin konularına hakim olmaları ve tecrübeleri başarıda kilit taşlardan biridir. Analizle beraber güçlü bir ekip sizin en büyük yardımcınız ve sistemin efektif kullanımını destekleyen en önemli aracınız olacaktır.

Kullanım kolaylığı, kullanıcıların bir doküman yönetim sisteminde beklentilerinin başında gelir. Kullanımı zor ve karmaşık bir yazılımın, kullanıcılar tarafından kolayca kabul görmesi, ne derece yönetim desteği olursa olsun, gerçekten beklenmeyecek bir durumdur. Kullanıcı eğitim videoları, Prosedürler ve Kullanım klavuzları ile desteklenmiş, Kullanıcı Arayüzleri (UI) kolay yazılımlar tercih edildiğinde daha az zorlukla karşılaşılır ve efektif bir kullanım sağlanabilir.

Bir Doküman Yönetim Sistemi’nin nasıl olması gerektiğine ve nasıl daha efektif bir kullanım sağlanabileceği konusundaki yönergelere aşağıdaki linkteki websitesinden ulaşabilirsiniz.