PMO Proje Yönetim Hakkında
PMO Proje Yönetimi, 2011 yılından günümüze inşaat ve gayrimenkul geliştirme sektörlerinde kapsamlı proje yönetimi ve müşavirlik hizmetleri sunmaktadır.
Kadrosunda barındırdığı teknik uzmanlarıyla ile Türkiye, Katar, Cezayir, Libya, Rusya, Özbekistan ve İngiltere’de birçok ulusal ve uluslararası inşaat projesinde toplam değeri bir milyar Avro’yu aşan projelerde müşavirlik, proje, inşaat yönetimi ve teknik danışmanlık hizmetlerinde bulunmuştur.
“PMO, bir projenin fizibilite aşamasından anahtar teslim aşamasına kadar geçen süreçlerin tamamında, müşterilerinin tüm ihtiyaçlarını karşılamak için proaktif, yenilikçi ve çevik yaklaşımlarla çözümler sunmayı hedeflemektedir.”
Şahin Atilla Özkan / Direktör (PMO)
İnşaat ve gayrimenkul geliştirme sektörlerinde kapsamlı proje yönetimi ve müşavirlik hizmetleri sunan PMO Proje Yönetim 2018 yılında dijital dönüşümde çözüm ortağı olarak Satın Alma, Tedarikçi Yönetimi ve Doküman Yönetim süreçlerinde ENKA Systems’ı tercih etti. EDMS – Küresel Doküman Yönetim Sistemi, EGPS – Küresel Satın Alma Sistemi ve EGVN – Küresel Tedarikçi Ağı ürünlerimizi kullanan PMO adına Dijital Dönüşüm ve Süreç Geliştirme Mühendisi Sedat Mança ve Firma Direktörü Şahin Atilla Özkan tüm bu süreçte yaşadıklarını ve ENKA Systems deneyimini bizimle paylaştı.
Soru : Daha önce hangi zorluklarla karşılaşıyordunuz ve bunları çözmek için sizi motive eden neydi?
İnşaat sektörü, giderek proje ölçeklerinin büyüdüğü ve karmaşıklaştığı, paydaş sayısının arttığı, bilgi teknolojilerinin kullanıldığı ancak buna karşın maliyetlerin yüksek, verimliliğin ise hala çok düşük olduğu bir sektördür. Yapı üretim sürecinin çeşitli evreleri ve farklı departmanları arasında iletişimsizlikten kaynaklı sorunlar, şirketler için en önemli problemleri oluşturuyor.
İnşaat projelerinde başarı, dokümanların ve bilgi trafiğinin doğru yönetimi ile mümkündür. Tüm organizasyonların, yazışmalar, CAD tasarım dosyaları, BIM modelleri, kalite kontrol formları gibi projelerin yaşam döngüsü boyunca üretilen ve kullanılan birçok dosyanın güncel versiyonlarına hızlı erişimi çok kritiktir. Birden fazla firma veya organizasyonun gerçekleştirdiği veya müdahil olduğu inşaat projelerinin kontrol ve takibinin yapılabilmesi için ortak kullanımlı bir platform büyük önem arz ediyor.
“Projelerimizin yaşam döngüsü boyunca üretilen doküman ve verilerin saklanmasında ve ihtiyaç duyulan her yerden erişilmesinde birtakım sorunlar ile karşılaşıyorduk.”
Sedat Mança / Dijital Dönüşüm ve Süreç Geliştirme Mühendisi (PMO)
Özellikle aynı doküman üzerinden çalışma yapılması durumunda versiyonların ve revizyonların takibi ile bu dokümanların gerek saha ekiplerine gerekse diğer paydaşlara doğru bilgi ve doküma sıralamasıyla iletilmesi ve bunların takibi konusunda zaman zaman sorunlar ile karşılaşmaktaydık.
Ayrıca hizmet kapsamımızda yer alan “Satın Alma ve Tedarik Yönetimi” süreçlerinden oluşan malzeme / hizmet taleplerinin oluşturulmasından, tedarikçilerin seçimine ve satın alma süreçlerine kadar her bir adım geleneksel yöntemler ile yönetilmekteydi. Bu süreçlerde zamansal olarak kayıplar yaşadığımız noktalar, taleplerin doğru yönetilememesinden doğan iletişim sorunları ve karışıklıktan kaynaklanıyordu. Konusunda uzman satın alma uzmanlarımız yoğun mesaileri ve doğru iletişim teknikleri ile bu sorunları minimuma indirmeye çalışıyorlardı.
PMO olarak yönettiğimiz büyük ve kompleks projelerde, yaşanması muhtemel iletişim ve yönetim sorunlarını, faaliyete başladığımız günden bu yana edinmiş olduğumuz bilgi birikimleri ve proje yönetim olgunluk seviyemiz ile oluşturmuş olduğumuz politikalar, süreçler ve kontrol formlarımız gibi geleneksel yöntemler ile çözüyorduk. Bu tarz sorunları rahatlıkla çözebilmemizdeki en önemli motivasyonumuz konusunda uzman, yönetimsel ve teknik bilgi birikimi yüksek insan kaynağımızdır.
Soru : Bu süreçte ENKA Systems’ı çözüm ortağı olarak seçmenizdeki nedenler neydi ?
İletişimden ve karışıklıktan kaynaklı sorunları; bilgi teknolojileri destekli, gelişen teknolojik trendleri yakından takip ederek, üstlendiğimiz projeleri herkesçe erişilebilir dijital platformlar aracılığıyla yönetme ihtiyacımız doğdu. Bu ihtiyacımızı karşılayabileceğini düşündüğümüz farklı yazılım ve sistemleri test etme süreçlerini başlattık. Süreç içerisinde ENKA Systems ile tanışma fırsatımız oldu. ENKA Systems’in uzun yıllara dayanan ENKA vizyonu, tecrübesi ve olgunluğu ile tasarlanmış, geliştirilmiş ve halen birçok coğrafya ve projede kullanılmakta olan yazılımlarını test ettik.
“Testlerimiz sonucunda, bu sistemlerin ihtiyaçlarımızı fazlası ile karşılaması, ENKA Sytems’in çözüm odaklı yaklaşması, her zaman yanımızda olduklarını hissettirmeleri ve en önemlisi de Türk mühendislerinin ve geliştiricilerin bir ürünü olması sebebi ile ENKA Systems’ı çözüm ortağı olarak tercih ettik ve dijital dönüşüm yolculuğumuzun en önemli parçası oldular.”
PMO
Çözüm ortağımız olarak başlanan bu süreçte, gerek bizlerin ihtiyaçlarından doğan taleplerimizi karşılamaları, gerekse de hangi coğrafya da olursak olalım vermiş oldukları destekleri ile kendilerini seçmemizde ne kadar haklı olduğumuzu her zaman görmekteyiz.
ENKA Systems’i çözüm ortağımız olarak seçmemizin bir diğer önemli sebebi ise, yerli ve milli bir teknoloji şirketi olmasıdır. Dijitalleşme yolculuğumuzda ortaya koyduğumuz vizyonumuzda en hassas olmaya çalıştığımız konu, süreçlerimizi dijitalleştirirken bizi en iyi şekilde anlayabilecek, uzun yıllar birlikte çalışabileceğimiz bir teknoloji çözüm ortağımızın olmasıydı. Bu sebeple, bilgi birikimlerine güvendiğimiz, inovasyona ve gelişime açık, yeni teknolojilere hızlı ve çevik şekilde adapte olabileceğine inandığımız ENKA Systems ile bu yolculuğumuza başladık.
Soru : Yazılımlarımızı hangi süreçlerinizde kullanıyorsunuz ve bu kullanımlardan nasıl faydalandınız?
İlk aşamada ihtiyaçlarımızı karşılayan, EDMS Küresel Doküman Yönetim Sistemi, EGPS Küresel Satın Alma Sistemi ve EGVN Küresel Tedarikçi Ağı‘nı kullanmaya başladık.
“EDMS’i şirketimizin merkez ofis iç yönetim süreçlerinde ve projelerimizde diğer paydaşların da dahil olduğu proje yönetim süreçlerinde kullanıyoruz.”
PMO
Şirket iç yönetim süreçlerimizde, kullanmakta olduğumuz standart formları, EDMS’de özelleştirebildiğimiz dinamik doküman tipleri ve şablonlarına dönüştürerek her yerden erişilebilir, kullanımı kolay ve iç süreçlerimize özel olarak tasarladığımız iş akışları sayesinde onay süreçlerimizi hızlandırmış olduk. Aynı şekilde projelerimizde kullanmakta olduğumuz süreç ve formları da özelleştirebildiğimiz dinamik doküman tipleri ve şablonlarına dönüştürerek çalışanlarımızın bilgisayarlarında doküman kalabalığı oluşturmadan, doğru versiyonda çalışabilmelerini sağladık.
Proje özelinde oluşturduğumuz iş akışları sayesinde her yerden erişilebilen ve bilgisayar başında daha az zaman harcanmasını sağlayan onay süreçleri tasarlayarak çalışanlarımızın kendi uzmanlık alanlarına daha fazla odaklanmalarını sağladık.
EGVN ile entegre çalışabilen EGPS’i ise, hem şirketimiz merkez ofisinde yürüttüğümüz malzeme ve hizmet alımları hem de projelerimizde hizmet kapsamımızda bulunan “Satın Alma ve Tedarik Yönetimi” süreçlerinde kullanmaktayız.
“Bu iki sistem sayesinde, yurtiçinde ve yurtdışında yönettiğimiz projelerde gerek merkezde bulunan çalışanlarımız gerekse de proje sahasında görev yapan çalışanlarımız koordineli olarak çalışarak aynı platform üzerinden bütün satın alma süreçlerini şeffaf, hızlı ve kontrol edilebilir bir şekilde yönetebilmektedirler.”
“İlgili yöneticilerimiz de anlık olarak süreçleri takip edebiliyor ve istedikleri raporlara hızlıca erişebiliyorlar.”
PMO
Soru : Çözümlerimiz günlük yaşamınızı iyileştirdi mi? Evet ise hangi noktalarda iyileştirdi?
ENKA Systems çözümleri ile hem şirket iç süreçlerimizde hem de proje yönetim süreçlerimizde birçok iyileştirme sağlamış olduk.
EDMS Küresel Doküman Yönetim Sistemi ile şirket merkez ofis ve proje yönetim süreçlerimizi yeniden ele alarak dijitalleştirdik. Geldiğimiz noktada bütün kurumsal iç ve dış süreçlerimizi EDMS üzerinden uygulayabilir hale geldik.
EDMS ile şirketimizin kurumsal veri hafızasını, sağlıklı bir iletişim yönetimi alt yapısını, standart kalite kontrol yönetim süreçlerini, standart tasarım yönetimi süreçlerini ve projelere özel tanımlanmış iş akışları ile hızlandırılmış onay süreçlerini oluşturduk. Oluşturulan bu süreçler ile proje yaşam döngüsü boyunca üretilen bütün raporlar, kalite kontrol formları, resmi yazışmalar, malzeme ve altyüklenici onayları, tasarım dokümanlarının yönetimi konularını standart haline getirerek şirketimizin kurumsal yönetim standart yapısını dijitalleştirmiş olduk.
“Bütün bu çalışmalar, süreçlerimizde zamandan büyük tasarruflar sağladı.”
Sedat Mança / Dijital Dönüşüm ve Süreç Geliştirme Mühendisi (PMO)
Ayrıca, bürokrasiyi azaltarak asıl işimize odaklanmamızı ve daha az sayıda doküman üreterek arşivleme yoğunluğundan kazanç sağlamış olduk.
EGPS Küresel Satın Alma Yönetim Sistemi ile özellikle yurtdışı projelerimizin malzeme ve hizmet satın alma süreçlerinde taleplerin oluşturulmasından tedarikçilerimizin de sisteme dahil olarak çevrimiçi tekliflerin toplanmasına, satın alma emirlerinden sevkiyat ve tedarik zinciri uygulamalarına kadar bütün özellikleri kullanmaktayız. Bu sistem sayesinde; geleneksel yöntemle gerçekleştirilen ve şantiyeden şantiyeye değişen formatta ofis yazılımları ile hazırlanmış formlar ile süreci yürütmek yerine, bütün paydaşların sürece çevrimiçi olarak dahil olduğu ve hangi coğrafyada olursak olalım standart dijital platform aracılığı ile ıslak imza onayı alma gereği olmadan satın alma süreçlerinde her zaman hızlıca dahil olabildik.
“Özellikle gelişmiş raporlama sistemi sayesinde ne kadar malzeme siparişi verildiği, bütçe takip raporları, tedarik zinciri raporları gibi birçok raporu alarak bütün süreci anlık olarak izleme şansımız oldu.”
Sedat Mança / Dijital Dönüşüm ve Süreç Geliştirme Mühendisi (PMO)
EGVN Küresel Tedarikçi Ağı Sistemi ile de var olan tedarikçi kayıtlarımızı dijital bir platforma aktararak bütün tedarikçilerimizi tek bir listede ve bütün detayları ile kayıt altına almış olduk. En önemlisi ise, bizim için çok değerli olan tedarikçilerimiz ve çözüm ortaklarımız ile iletişimimizi ve iş birliğimizi daha da arttırmış olduk. Tedarikçi ağı sistemimize katılan her tedarikçimizi projelerimize dahil edebilmek için, standart veya özelleştirilmiş değerlendirme / puanlama sistemine dahil ettik. Bu sistem sayesinde ön yeterlilikte geçmiş ve yüksek puan almış tedarikçilerimiz ve çözüm ortaklarımız ile daha fazla iletişim halinde olabildik. Ayrıca daha önce çalıştığımız firmaları da değerlendirme yaparak sonraki projelerimizde tekrar birlikte çalışabilmek için bir kurumsal hafıza oluşturmuş olduk.
Kullandığımız bütün yazılımlar ile, projelerin başlangıcından teslimine kadar geçen sürede elde edilen verileri Microsoft Power BI gibi iş zekâsı ve raporlama araçları yardımı ile ihtiyacımıza yönelik tasarlamış olduğumuz yönetimsel rapor ve gösterge panelleri (Dashboard) oluşturmamız kazandığımız en büyük faydalarından biridir. Bu sayede hem müşterilerimiz hem de merkez ofisimizdeki ve projelerimizdeki ilgili yöneticilerimiz proje verilerini anlık olarak izleyebilmekte ve bu verilere göre stratejik kararlar alabilmektedirler.
“Bu dijitalleşme sürecindeki büyük verileri analiz etmek en büyük kazancımız olmuştur.”
Şahin Atilla Özkan / Direktör (PMO)
Soru : Sizinle benzer zorluklarla karşılaşan diğer işletmelere neler iletmek istersiniz?
İnşaat projelerinde son yıllarda, mühendislik teknikleri ve teknolojideki gelişmeler ile çok paydaşlı, yüksek maliyetli ve daha karmaşık projeler ile karşı karşıya kalmaktayız. Bu projelerde yer almak, süreçleri, iş birliğini ve iletişimi iyi yönetebilmek için doğru bir çözüm ortağı ile yola çıkılmış dijitalleşme ve dijital dönüşüm vizyonu olması gerektiğine inanıyoruz.
Bu vizyon ile artık geleneksel yöntemler ile yönetemediğimiz, verilerin gücünden yararlanamadığımız projeler yerine, her uygulama sürecinin dijitalleştiği, hızlandığı ve büyük verilerden anlamlı veriler elde ederek stratejik kararların verildiği projelere imza atılabileceğini düşünüyoruz.
“Djital dönüşüm vizyonunda doğru bir çözüm ortağı olduğuna inandığımız ENKA Systems ile birlikte gerçekleştirebilirsiniz.”
Şahin Atilla Özkan / Direktör (PMO)
Sektörün ihtiyaçlarına yönelik tasarlanmış ve geliştirilmiş yazılımları sayesinde dijitalleşme yolculuğunuzda en önemli yol arkadaşınız olacaktır. İhtiyaç duyduğunuz her an desteklerini hissedebilirsiniz.