Sektör bağımsız, küçük işletmelerden global ölçekte faaliyet gösteren şirketlere kadar satın alma süreçlerinde etkin tedarikçi yönetimi kilit rol oynar. Şirketlerin yaptığı genel yanlışlardan biri daha iyi fiyat, daha iyi şartlar elde edebilmek için tedarikçileri ile negatif yönlü bir ilişki içinde olmaktır. Oysa şirketin satın alma stratejisinde ana hedefi, fiyata odaklanmak yerine hizmetin kalitesine odaklanması ve tedarikçinin şirkete sağladığı katma değeri ölçümlemesi olmalıdır. Başarılı şirketler tedarikçilerini iş ortağı olarak görürler ve karşılıklı fayda sağlayacakları bir ilişki içerisinde olduklarını göz önünde bulundurarak tedarikçilerini yönetirler. Bu süreçte birlikte çalışılan tedarikçileri seçmek, değerlendirmek ve performanslarını izlemek için mutlaka teknolojik çözümlerden faydalanılan bir sistem olması gereklidir. Denetlenebilir ve şeffaf bir tedarikçi değerlendirme platformunun varlığı şirketlerin karlılığı açısından oldukça önem taşır.

Kişilere bağlı kalınan, herhangi bir tedarikçi performans değerlendirme sistemi kullanmayan şirketlerde aşağıdaki soruların cevaplarını bulmak oldukça güçtür.

• Yeni bir tedarikçi ile çalışmaya başlayacağız, başka projelerde aynı tedarikçiden satın alma yapılmış olabilir mi?
• Benzer kategorideki tedarikçiler ile yeni veya mevcut tedarikçilerimizi nasıl karşılaştıracağız?
• Tedarikçilerimizin dokümanları (kalite belgeleri, finansal tablolar vb.) güncel mi?
• Tedarikçimiz ihtiyaç duyduğumuz malzeme ya da hizmeti sağlama yetkinliğine sahip mi?
• Süreç planladığımız gibi gitmezse tedarikçimiz risk yönetimi yapabilecek yetkinlikte mi?

Web üzerinden interaktif bir ortam sağlayarak, hem tedarikçi hem de satın alma personeli tarafından daima güncellenebilen bilgi havuzu ile; farklı lokasyonlarda, farklı sektörlerde faaliyet gösteren tüm tedarikçi bilgilerine tek bir platform ile erişilebilen, farklı kriterler ile farklı kişiler tarafından tedarikçi değerlendirmelerinin yapılabildiği, geçmiş tedarik verisi ile izlenebilirliği sağlayan tedarikçi yönetim sistemleri ile bu soruların cevaplarına oldukça kısa sürelerde ulaşmak mümkündür.

Lider araştırma firması Gartner Research’ın araştırmasına göre (Gartner Group report G00357167) Tedarikçi Performans Yönetimi, bir puan kartı oluşturmaktan çok daha fazlası, bir stratejidir.  Bu strateji kapsamında periyodik değerlendirmeler, incelemeler ve eylem planları geliştirmek yer alır.

Peki tedarikçi performans değerlendirme sürecinde neler yapabiliriz, teknolojik çözümlerden ne gibi faydalar sağlayabiliriz?

1. Tedarikçilerinizi Sınıflandırın

Özellikle çok sayıda tedarikçi ile çalışıyorsanız her biri için ayrı ayrı değerlendirme soruları hazırlamak yerine, işe tedarikçilerinizi temin ettiğiniz malzeme, hizmet kategorisine göre sınıflandırarak ardından da tedarikçiler için önem dereceleri atayarak başlayabilirsiniz. Böylelikle kritik önem derecesine sahip tedarikçileriniz için daha fazla zaman harcayabilirsiniz. Tüm bu sınıflandırmayı aynı zamanda bir sistem üzerinde kayıt altına almak, istenilen malzeme/hizmet kategorisindeki tedarikçiyi kısa sürede filtreleyebilmenizi ve zamandan tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

2. Performans Göstergeleri Oluşturun

Tedarikçilerinizin performansını düzenli olarak izleyebilmek için aylık, üç aylık ve/veya yıllık performans değerlendirme kriterleri oluşturun. Şirketin büyüklüğü, kalite belgeleri, finansal durumu, dönem içinde temin edilen mal veya hizmetin kalitesi, teslim zamanlarına uyumluluğu, iade/hurda oranı vb. kriterleri performans göstergesi olarak kullanabilirsiniz. Aday tedarikçilerinizi interaktif ve güvenli bir platform üzerinden kayıt olmaya davet ederseniz, henüz adayınız olan bir firma bile sürecin başlangıcında şirketinizle iş yapmaya devam etmek için hangi özelliklere sahip olması gerektiği konusunda fikir sahibi olmuş olur.

3. Değerlendirme Sonuçlarınızı Kayıt Altına Alın

Tedarikçi performanslarını değerlendirmek için şirket stratejinize uygun yöntemleri belirlediniz. Şimdi sırada bu değerlendirme sonuçlarını kayıt altına almak ve güvenli bir şekilde saklamak var. Unutulmamalıdır ki kurumsal hafıza oluşturmayan şirketler kişilere bağımlı kalmaya mecburdurlar. Belirlediğiniz yönteme göre performans değerlendirme formlarının tasarlanabileceği, anket sorularının düzenlenebileceği, şirketinizin kalite, iş sağlığı & iş güvenliği, satın alma gibi farklı birimlerinde çalışan kişilerce soruların cevaplanabileceği bir tedarikçi yönetim sistemi ile tüm sonuçları kayıt altına alabilirsiniz. Böylelikle izlenebilir bir platform oluşturur, hem tekliflendirme sürecinde tedarikçi puanlarına göre hızlıca adaylarınızı belirleyebilir hem de geriye dönüp baktığınızda hangi tedarikçiniz için ne zaman değerlendirme yaptığınızı, ne gibi sonuçlar ortaya çıktığını, düzeltici önleyici faaliyetlerin yapılıp yapılmadığını görebilirsiniz. Bir sistem oluşturmak aynı zamanda performans puanı düşük olan tedarikçilerinizi izlemenize ve onların gelişimine yardımcı olmanıza da fırsat verir.

4. Satın Alma Yönetim Sisteminiz ile Entegre Olabilen Değerlendirme Sistemleri Kullanın

Tedarikçilerinizin performansını değerlendirirken yalnızca soru setlerinden değil satın alma yönetim sisteminizde veri girişleri yapılan teklif, sipariş, teslimat kayıtlarından da faydalanabilmek oldukça önemlidir. Tüm bu kayıtlar üzerinden tedarikçilerinizin teklif taleplerinize cevap verme sürelerini, sipariş formlarında belirtilen teslimat şartlarına uygunluğunu, gecikme sürelerini kolaylıkla çıkarabilirsiniz. Malzeme hizmet gruplarına, tedarikçi sınıflandırmasına göre raporlar elde edebilir ve analizler yapabilirsiniz.

Günümüz rekabetçi piyasa koşullarında etkin tedarikçi performans değerlendirme sistemi kurgulayabilen şirketler, satın alma süreçlerinde verimliliklerini artırırken risklerini de minimize ederler. Böylece şirket karlılığına önemli ölçüde katkı sağlanmış olur.