Günümüzde sektörden ve işletme boyutundan bağımsız olarak dijital dönüşüm her alanda etkisini göstermeye devam etmekte. Hızla değişen ve gelişen küresel rekabet ortamında şirket içi kurumsal hafıza oluşturabilmek ve hızlı aksiyon alabilmek isteyen şirketler de dijital dönüşümün gerekliliğini kavramaya başladı. İnsan Kaynakları süreçlerinin de bu dönüşümden payını almaması neredeyse imkansız hale geldi. Peki insan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesi nedir? En basit ifade ile İnsan Kaynakları departmanı tarafından yürütülen işlerin büyük ölçüde dijital ortamda kontrol ve yönetiminin sağlanmasıdır.

Ne yazık ki yapılan araştırmalar globalde ve Türkiye’de bu alanda dijital dönüşümün yeteri kadar yaygınlaşmadığını gösteriyor. Kariyer.net & PwC ortaklığında gerçekleştirilen “İnsan Kaynakları Süreçlerinde Dijitalleşme Endeksi Araştırması” da benzer sonuçları doğrular nitelikte. 25 farklı sektörden toplam 170 katılımcının yer aldığı araştırma sonucunda ortalama %51’lik bir puan ile şirketlerin insan kaynakları süreçlerinde dijitalleştiği ortaya konuluyor.

Katılımcı firmaların insan kaynakları süreçlerini yönetim şekillerindeki dağılım ise şöyle:

“İnsan Kaynakları Süreçlerinde Dijitalleşme Endeksi Araştırması” – Teknolojilerdeki Olgunluk Seviyeleri

Aynı araştırmaya katılan firmaların %34’ünün İK Teknolojileri yol haritasına sahip oldukları, firmaların %29’unun ise gelecekte teknoloji yol haritası oluşturmayı planladıkları gözlemleniyor.

Lider araştırma firması Gartner Research’ın makalesine göre ise (HR’s Role in Leading Digitalization); insan kaynakları alanında modernleşmek için isteksizlik söz konusu. Geleneksel İK yöntemlerinin başarısızlığı ortada olmasına rağmen, halen 10 şirketten 9’unun modern teknolojiler kullanmak yerine yıllık çalışan anketleri kullandığı gözlemleniyor. Bu anketlerden toplanan verinin aylar sonra ancak analiz edilebildiği düşünülürse çıkan sonuçların çok da fayda sağlamadığı aşikar.

Peki insan kaynakları süreçlerini dijital ortama nasıl taşıyabiliriz, kullanacağımız teknolojik çözüme karar verirken nelere dikkat edebiliriz?

Hedeflerinizi ve Önceliklerinizi Belirleyin

İnsan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesi sadece İnsan Kaynakları departmanının ihtiyaçlarına ve beklentilerine yönelik olmamalıdır. Başarılı bir dijital dönüşümden söz etmek istiyorsak sürecin gerçek faydalanıcısı çalışanlar olmalıdır. Çalışanların sistem üzerinden eğitim taleplerini kaydedebilmelerini sağlamak da dijitalleşmenin bir hedefi olabilirken, daha kapsamlı bir süreç olan işe alım operasyonlarının tamamen dijital ortamda yürütülmesi de bir hedef olarak belirlenebilir. İlk defa bu adımı atacak şirketler için daha basit hedefler belirlemek daha uygun olacaktır. Örneğin organizasyon şemasının dijital ortama aktarılabilmesi, personel özlük dosyalarının sistem üzerinde takip edilebilmesi ve bilgilerin filtrelenebilmesi gibi. Ortaya koyduğunuz hedefler doğrultusunda bütçe ve zaman belirleyebilirsiniz.

Çalışanlarınıza Self Servis Platform Sağlayın

Günümüzde bazı şirketler çalışanlara kendilerini ilgilendiren süreçler ile ilgili bilgilere erişme, bu bilgileri görüntüleme ve değiştirme fırsatı vermeyen insan kaynakları yazılımlarını tercih ederek merkezi yönetimi sürdürmeye devam etmektedir. Bu yaklaşım geleneksel ve modası geçmiş bir yaklaşımdır. Çalışanların self servis platformlar ile birtakım bilgilere erişebilmesinin oldukça fazla avantajı vardır. İnsan Kaynakları departmanı daha az veri girişi yapar, çalışanlar daha katılımcıdır. Daha önce ilgili departmanın müdahelesini bekledikleri işlemleri çalışanlar kendileri yapabilirler ve iş akışını hızlandırabilirler. İzin taleplerinin oluşturulması, bordro detaylarının görüntülenebilmesi, kişisel bilgilerin güncellenebilmesi gibi süreçlerin web tabanlı self servis platform aracılığı ile yönetimine imkan tanıyan insan kaynakları yazılımları ile bunu sağlayabilirsiniz. Ek olarak dokümanların (izin formu, maaş bordrosu, çalışan değerlendirme formu vb. )dijital ortamda saklanması ve dağıtılması da şirketler ve çevre için fayda sağlayacaktır.

Performans Değerlendirme Süreçlerinizi Dijitalleştirin

Teknoloji ne kadar gelişirse gelişsin insan olmadan bu teknolojiyi kullanmak pek mümkün değildir. Bu sebeple insan kaynağının yönetimi şirketler açısından oldukça önem taşır. İnsan kaynağı yönetiminde, çalışanların etkili, verimli ve mutlu bir iş ortamında çalışabilmelerini sağlamak için gerçekçi ve adil bir performans değerlendirme kurgulamak olmazsa olmaz hale gelmiştir. Performans değerlendirme süreci şirketlerde hem çalışanların hem de yöneticilerin yoğun olarak zamanını alan bir süreçtir. Bu sürecin dijital olarak yürütülmesi gözle görünür zaman tasarrufu sağlar ve kurum içi iletişimin gelişmesinde önemli rol oynar. Bir diğer fayda olarak şeffaf ve denetlenebilir bir ortamda yapılan performans değerlendirmelerinin çalışanın şirkete olan bağlılığını artırması olduğunu söyleyebiliriz.

Şirketinize Uygun İnsan Kaynakları Yazılımını Seçin

İnsan kaynakları alanında piyasada çok fazla yazılımın bulunması şirketleri seçim sürecinde zorlayabilir. Bu yazılımların bir kısmı bütünleşik insan kaynakları çözümü sunarken, bir kısmı sadece yasal gereklilikleri karşılayan çözümler sunar (örneğin bordro hesaplama), bir kısmı da daha spesifik konulara yönelir ve sadece o konunun sistemsel yönetimine yardımcı olur (örneğin puantaj takibi, performans değerlendirme, izin yönetimi, anket yönetimi vb.). Bu noktada öncelikle şirketinizin beklentilerini ve hedeflerini belirlemeniz oldukça önemlidir. Özellikle çok uluslu bir şirketseniz ve farklı ülkelerde farklı milletlerden çalışanlarınız varsa önceliğiniz ülkelerin yasal mevzuatlarına kolaylıkla uyum sağlayabilen yazılımlar olmalıdır. Bütünleşik insan kaynakları yazılımlarının avantajları şöyledir; daha az veri girişi gerektirir, daha kapsamlı raporlamalar elde edilebilir, kullanıcılar birden çok yazılımı öğrenmek durumunda kalmaz ve adaptasyon süreci daha hızlı olur.

Dijitalleşme her alanda olduğu gibi insan kaynakları alanında da şirketlere maliyet ve zaman tasarrufu sağlarken çalışanların üretkenliğini artırır. ENKA Systems çözümlerinden EGHR – Küresel İnsan Kaynakları Sistemi ile tek bir sistem üzerinden personel talep takibinden performans değerlendirmeye kadar tüm insan kaynakları süreçlerinizi yönetebilirsiniz. Daha fazla bilgi için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. EGHR – Küresel İnsan Kaynakları Sistemi