Sözlük anlamı olarak maliyet, bir malın veya hizmetin elde edilinceye değin harcanan değerlerin toplamı olarak ifade edilir. Bu tanım doğrultusunda inşaat maliyeti kavramını projenin planlama aşamasından işletme aşamasına kadar; tasarım, uygulama ve imalat gibi tüm süreçlerinde ortaya çıkan harcamaların toplamı olarak tanımlayabiliriz.

Tüm sektörler için maliyetleri kontrol altında tutmak, kar etmek önemlidir ancak inşaat projelerinde birbirinden farklı disiplinlerin ve farklı paydaşların bir arada çalışması sebebiyle planlama, koordinasyon ve kontrol daha fazla önem taşır. Özellikle üretim sektöründe geçmiş veriyi kullanarak gelecek dönemin maliyetlerini öngörmek yaygın ve gerçekçi bir yöntemdir. İnşaat sektöründe ise çevresel koşullar, belirsizlikler, taşeron firmalar ile çalışma, projeye özgü tek seferlik maliyet kalemleri gibi riski artıran çok sayıda faktörün var olması bu yöntemin tek başına yeterli olmayacağını gösterir.

McKinsey’in araştırmasına göre (Imagining construction’s digital future) inşaat endüstrisi henüz proje planlama, tasarım, inşaat, işletme ve bakımı kapsayan entegre bir teknolojik çözüm benimsememiştir. İşverenler ve yükleniciler genellikle birbirleriyle senkronize olmayan farklı platformlar kullanırlar. Sonuç olarak, proje tasarımı, maliyeti ve zamanlaması için entegre, gerçek zamanlı bir görünüm sağlayan tek bir kaynağın varlığından söz edilemez.

Günümüzde mühendislik ve inşaat sektörünün dünyadaki dijital dönüşüme en az uyum sağlayan endüstriler arasında yer aldığını da göz önünde bulundurursak maliyet kontrol uygulamalarında da dijital çözümler yerine geleneksel yöntemlerin tercih edilmeye devam ettiğini söylemek yanlış olmaz.

Geleneksel yöntemler ile maliyet kontrol sürecini yönetmeye çalışan inşaat projelerinde aşağıdaki soruların cevaplarını bulmak oldukça güçtür:

• Hem proje/konsorsiyum ve şirket bazlı olarak ayrı ayrı hem de maliyet kodları bazında konsolide raporlar alabiliyor musunuz?
• Proje devam ederken satın alma yönetimi ile entegre olarak bütçe takibini kontrol altında tutabiliyor musunuz?
• Çoklu para birimi, çoklu şirket ve çoklu proje takibini nasıl yapıyorsunuz?
• Projenin gelir – gider takibini yapabiliyor musunuz? Projeye ne kadar gelir elde edilmiş buna karşılık ne kadar gider yapılmış karşılaştırmalarını görebiliyor musunuz?
• Proje için yeni tedarik edilen ama proje boyunca tüketilemeyen ve daha sonra başka projelerde tekrar kullanılacak malzeme, ekipman vb. maliyetleri nasıl yönetiyorsunuz?
• Proje için efor harcayan merkez ofis çalışanlarının giderlerini projelerinize nasıl yansıtıyorsunuz?

Maliyet kontrolün amacı projenin zamanında, kapsam dahilinde ve bütçeye uygun olarak teslim edilmesine yardımcı olmaktır. İnşaat projelerinde maliyet kontrol sürecinin genel olarak 5 adımdan oluştuğunu söyleyebiliriz:

• Maliyet kod hiyerarşisinin tanımlanması
• Maliyet kodları bazında planlanan bütçenin oluşturulması
• Proje masraflarının gerçekleşmesi (malzeme satın almaları, hizmet satın almaları, personel maliyetleri, makine & ekipman maliyetleri vb.)
• Planlanan bütçenin düzenli olarak güncellenmesi
• Gerçek zamanlı olarak maliyet kontrol sürecinin izlenebilmesi ve raporlanması

Bu sürecin etkin bir şekilde yönetilebilmesi için saha mühendislerinden proje müdürlerine, satın alma sorumlularından muhasebe ve finans sorumlularına kadar pek çok kişiye aktif rol düşmektedir. Bu noktada teknolojik çözümlerden faydalanmak farklı rollerdeki farklı kişilerin sorumluluklarını benimsemesine, iş takibinin dijital olarak yapılabilmesine ve sonuçların gerçek zamanlı olarak izlenebilmesine imkan tanır.

Peki iyi bir maliyet yönetim sistemi kurgulayabilmek için tercih edeceğiniz teknolojik çözümün sahip olması gereken özellikler neler olmalı?

Web Tabanlı  Maliyet Kontrol Sistemleri

İnşaat projeleri dağınık lokasyonlu, saha ve merkez ofis koordinasyonu gerektiren projelerdir. Aynı zamanda müteahhit, işveren, proje yönetim, tasarım firması gibi farklı paydaşların da eş zamanlı sisteme ulaşabilmesi önemlidir. Mobil cihazlar üzerinden bile erişim sağlanabilen web tabanlı yazılım sistemleri ile projede görev alan çalışanlar arasında aktif bir iletişim ortamı oluşturabilirsiniz.

Satın Alma Yönetim Sistemleri ile Entegrasyon Özelliği

Geleneksel maliyet kontrol yöntemlerinde veri akışı proje muhasebe kayıtlarının tutulduğu sistemden sağlanır. Bu yöntemin ortaya çıkardığı şöyle bir dezavantaj vardır; satın alma siparişinin tedarikçiye geçildiği zaman ile faturalaşmanın gerçekleştiği zamanın birbirinden farklı olması halinde muhasebe kaydı geç oluşur ve fiili maliyetler anlık olarak izlenemez. Bu sebeple maliyet kontrol ile satın alma sürecini birbirinden bağımsız düşünmek imkansızdır. Başarılı bir maliyet yönetim sistemi kurgulayabilmenin ilk adımı satın alma yönetimi ile entegre ilerlemesidir. Satın alma talebinden itibaren devrede olan maliyet kontrol sistemleri ile anlık bütçe takibi, toleranslar dahilinde bütçe aşımına izin verme veya revize bütçe tanımlama yapabilirsiniz. Böylece bu kalem için bütçemiz var mı, satın almayı gerçekleştirirsek bütçeyi aşar mıyız gibi sorulara ilk andan itibaren cevap bulabilirsiniz ve muhasebe kaydı oluşmadan fiili maliyetleri takip edebilirsiniz.

Çoklu Para Birimi, Çoklu Şirket ve Çoklu Proje Takibi

Özellikle aynı anda birden çok projenin takibini yapan ve global olarak çalışan şirketler hem şirket/proje bazında ayrı ayrı hem de konsolide raporlar alabilme ihtiyacı duyar. Bu ihtiyacı karşılayabilmek için maliyet kontrol yazılımının farklı ülke, idare ve sözleşmesel şartlara bağlı olarak gerekebilecek yeni geliştirmelere açık ve esnek yapılı olması gerekir. Çoklu para birimi, çoklu şirket ve çoklu proje yapısını destekleyen sistemler bu konuda bir adım öne çıkacaktır. Böylece projeleriniz ve şirketleriniz arasında kolaylıkla konsolidasyon sağlayabilirsiniz.

Gelişmiş Raporlama İmkanı

Maliyet kontrol sisteminin  oluşturduğu raporlar; planlanan bütçe tutarlarını, gerçekleşen maliyet tutarlarını ve sapmaları ortaya koyar.  Raporlar sonucunda sapmaların nedenleri analiz edilerek bunlarla ilgili alınabilecek önlemler üzerinde durulur. Böylece hem benzer projelere know-how aktarımınız kolaylaşır, hem de şirketinizin maliyetlerini kontrol altında tutarak kar marjlarını artırma hedeflerine yardımcı olursunuz.  Planlanan, revize edilen, tahakkuk eden, gerçekleşen ve ödenen tutarların maliyet kodu bazında ayrı ayrı raporlanabildiği sistemler ile gerçek zamanlı takip mümkün hale gelir.

ENKA İnşaat’ın sektördeki 60 yılı aşkın bilgi birikimi ve sahadaki tecrübelerinin katkılarıyla geliştirilen EGFS – Küresel Finans Yönetim Sistemi yazılımı tek veri girişi ile muhasebe, finans ve maliyet kontrol süreçlerinizi tek bir sistemden yönetmenize imkan tanır. Daha fazla bilgi için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. (https://www.enkasystems.com/tr/cozumler/egfs-finans-yonetim-sistemi/)