Satın alma süreçleri, şirketlerin en hassas konularından biridir. Çünkü ortalama bir şirketin tüm giderlerinin ortalama %30’u satın alma maliyetlerinden oluşur. Bu nedenle satın alma süreçleri ne derece denetlenebilir, şeffaf ve verimli olursa, edilecek kar o derecede artış gösterecektir.
Şirketlerin elektronik satın alma sistemlerini tercih etmelerinde 3 ana motivasyon mevcuttur. Bunlar,
- Karlı ve Verimli Satın Alma Süreçleri
- Görünürlük, Şeffaflık ve Takip Edilebilirlik
- Kolay Satın Alma’dır.
Elektronik satın alma yazılımları, hem firmalar hem de tedarikçileri için ortak tasarlanmış, ihale süreçlerinin yaşam döngüsünü kolaylaştıran kapsamlı web tabanlı sistemlerdir. Sistemler, firma ile tedarikçileri arasındaki ilişkilerin güvenli ve dinamik bir ortam üzerinden proaktif yönetilmesini sağlayan bir ortam sunar.
Elektronik satın alma sistemleri, talep yönetiminden başlayıp, tedarikçi bilgilendirme, e-ihale, tedarikçi yönetimi, sipariş yönetimi, , lojistik, ödeme ve faturalandırma, depo ve sözleşme yönetimi ile tüm sürecinizi dijital hale getiren eksiksiz entegre sistemlerdir. Yazılımlar, verimlilik kazanımlarını desteklerken, şeffaflık, doğru teklif değerlendirme ve ayrımcılık karşıtı etik değerlerin de korunmasına yardımcı olur.
Gerçek Zamanlı Maliyet Takibi
Firma/ Proje bütçenizin planlarınıza uygun gidip gitmediğinin takibi, firmanın karlılığı açısından en kritik konuların başında gelir. Sistemler, sizin her zaman en iyi tedarikçilerle, en iyi fiyat üzerinden çalışmanızı sağlamaya yardımcı olur.
Sistemlerin kurgusunun, size gerçek zamanlı raporlar sunacak yapıda olması, sistemin fonksiyonalitesi belirler. Aksi halde; sistemden alacağınız raporlar, geçmiş döneme ait olacağı için oluşabilecek bütçe sapmalarının anlık takibi imkansız kılar. Bunun sonucu olarak da ancak hata oluştuktan sonra müdahale şansınız olur. Gerçek zamanlı kontrol üzerine kurgulanmış bir sistem, satın alma sürecinizde problemler oluşmadan veya oluştuğu anda müdahaleye izin verir ve oluşabilecek mali kayıpları engellemeye yardımcı olur. Bütçesi olmayan veya bütçesini aşan ürün/hizmetin satın alınmasını sipariş aşamasında engelleyebilir. Şirket genelinde gereksiz veya fazladan malzeme alınmasına engel olur.
Satın Alma Onay Mekanizmaları
Satın alma sistemleri ne derece doğru kurgulanmış olursa olsun, onay mekanizmaları işin olmazsa olmazları arasındadır. Yazılımlar, satın alma taleplerinin ve tedarikçi seçimlerinin şirket politikalarına ve belirtilen patikaya uygun ilerlediğinden emin olmak için denetlenebilir onay mekanizmaları barındırırlar.
Sürecin tüm aşamalarında bulunan bu esnek kurgulanabilir onay mekanizmaları, manuel müdahale olmadan doğru ve şeffaf satın alma yapılmasını garanti altına almayı amaçlar.
Verimlilik ve Otomatikleştirilmiş Süreçler
Optimize, ihtiyaçlara ve pratik hayata göre dizayn edilmiş satın alma çözümleri, firmaların standart süreçlerini hızlandırıp otomatikleştirerek personel, süreç veya tedarikçi kaynaklı sorunlarını minimize etmelerini sağlar. Bu sayede şirket içi süreç verimliliği arttırılabilir, kaynak tasarrufu sağlanabilir.
Tedarikçi Yönetimi
Sistemlerin başarısı için tedarikçileriniz büyük öneme sahiptir. Listenizdeki bir tedarikçinin kalitesini, sürdürülebilirliğini ve firmanıza uygunluğunu belirlemek ve tedarikçiyi her bakımdan değerlendirmek satın alma süreciniz için kritiktir. Bu nedenle tüm tedarikçilerinize ait yetkinlikleri belirten her türlü dokümantasyon sistemde tutulabilmeli, sistem tarafında sürekli denetlenebilir olmalı, ihalenin türüne göre sistem tarafından otomatik algılanabilir olmalıdır. Tedarikçiler, tedarik performanslarına göre hem sistem tarafından (tedarik süresi, plana uygunluk vs.) hem de kişiler tarafından sürekli değerlendilmelidir ve yeni satın almalarda seçimler bu değerlendirmelere göre yapılmalıdır. Tedarikçi riskini azaltmanız, düşük performanslı tedarikçilere bağlı fazla harcamalarınızı kontrol altında tutmanıza ve kuruluşunuzun kar marjlarını iyileştirmenize olanak tanır.
Sistemler, Tedarikçi Ağınıza kayıtlı tüm firmalarin (tedarikçilerin) şirket içindeki tüm ihalelerden haberdar olmasını garanti eder. Tedarikçiler kendi kayıtlı oldukları portallarda ürettikleri ürünler veya sundukları hizmetler ile kendilerini eşleştirerek taleplerden otomatik haberdar olabilirler. Başarılı en iyi tedarikçi yönetim yazılımı, tedarikçi ilişkilerinin gelişmesiyle hem ürün/hizmet kalitesinde hem de maliyet açısından firmaya avantaj sağlar.
Teklif Karşılaştırma ve Değerlendirme
Tedarikçi tekliflerini aynı formatlarda toplayamazsanız, teklif karşılaştırma tablosunda elma-elma karşılaştırma yapmakta ciddi zorluklar yaşayabilirsiniz. Satın alma sistemleri, otomatikleştirilmiş standart teklif giriş ekranları ve AI tabanlı teklif karşılaştırma sistemleri ile en uygun teklifi size önerebilir. Tedarikçi tekliflerini fiyat, kalite ve değer gibi önceden belirlenmiş faktörlere göre hızla değerlendirerek işletmenize özgü iş gereksinimlerine dayalı en uygun tedarikçiyi seçmenizi sağlar.
Tedarikçi Güveni ve E-İhale Performansı
İhale ve satın alma sistemi seçiminde, tedarikçi seçim kriterlerini net bir şekilde ifade eden, ihaleyi tedarikçi profiline/yapılan işin özelliklerine göre adapte edilebilecek seviyede esnek ve bir o kadar da güvenli sistemler tercih edilmelidir. Çünkü doğru süreç ve tedarikçilerle tasarlanan şeffaf bir elektronik ihale, hem ihalenin sonuçlanma sürecini hızlandırır hem de maksimum ekonomi sağlar.
E-İhale sürecinin performansını etkileyen diğer bir etken, ihale katılımcı sayısıdır. Bir E-İhale’ ye ancak çok sayıda tedarikçi katılırsa rekabetçi fiyatlar elde edilebilir. Sistemler geçmiş satın almalardaki en başarılı tedarikçileri (fiyat/performans,kalite,tedarik süresine sadık kalma gibi kriterler) belirleyerek benzer yeni yapılacak ihalelerde bu tedarikçilerden teklif alınmasını zorunlu kılabilir. Bu sayede ihale, kalite ve bütçe açısından en uygun şekilde tamamlanabilir.
Sağlıklı bir E-İhale için tedarikçilerin, sistemin şeffaf ve adil bir şekilde yönetildiğine ikna edilmeleri gerekir. Herhangi bir uygunsuzluk veya kötü niyetin tedarikçi tarafından algılanması tedarikçileri küstürebilir. Tedarikçi davet edildiği platforma güvenir ise en rekabetçi fiyatını rahatça verebilir, aksi takdirde ihale sırasında sistemde eksik veya zayıf yönler arayarak marjını arttırmaya çalışabilir.
Elektronik İhale Sonuçları Nasıl Değerlendirilmelidir?
İhale yöntemi şirketinizin kurumsal kimliğini yansıtır. E-ihale düzenleyen bir şirketin asıl amacı bir malzeme, ekipman veya hizmeti farklı varyasyonlar üzerinden değerlendirip (tedarik süresi, kalite, fiyat/performans vb.) en uygun ürünü bütçesine uygun şekilde satın almaktır. Burada en önemli konu ise elma-elma şeklinde karşılaştırma yapılabilmesidir.
İhaleye katılan firmalar tekliflerinde bazen marjlı davranabilir. Bunu engellemek için ihale prosedürleri ve kuralları kullanılabilir. Bu tarz uygulamalarla tedarikçi tekliflerindeki en yüksek ve en düşük fiyat arasındaki fark sınırlandırılıp marjlı tekliflerin önüne geçilebilir.
Tedarikçinin ihaleyi alması durumunda vereceği ürün/hizmetin ihalede taahhüt ettiği ürün/hizmet ile birebir aynı olduğundan mutlaka emin olunmalıdır. İhaleyi yapan ekip ile ürünü/hizmeti teslim alan ekip birbirinden farklı veya kopuk olursa (mesafe vs.) buralarda kayıp veya kötü niyet olabilme ihtimali iyi kontrol edilmelidir.
Daha fazla bilgi için lütfen ENKA Systems web sayfamızı ziyaret edin. EGPS Genel Bakış