Şirketinizde kaç çalışanınız var, her çalışanınız günde kaç dosya oluşturuyor, tüm bunları nerede depoluyor, doküman yönetim sistemi nedir, neden gereklidir?
Gündelik hayatımızda olduğu gibi iş hayatında da belgeler, yapılan tüm işleri destekler. Belgeler, kurumlar/işletmeler tarafında iş etkinliklerini yerine getirirken üretilen belgelerdir ve iş etkinliklerinde tekrar kullanılırlar.
- Kurumsal bilgi kaynaklarıdır.
- Hukuki destek ve yasal süreçlere uyumu sağlar.
- Farklı standartları destekler.
- Hesap verilebilirliğin güvencesidir.
Doküman yönetim sistemleri her boyuttan çok sayıda işletmenin olmazsa olmaz ihtiyaçları arasında yer alıyor. Özellikle büyük çaplı ve global operasyonlar gerçekleştiren şirketlerde dokümanları lokal bilgisayarda tutup, mail ile paylaşmak hem çok sağlıksız, hem hatalara ve güvenlik açıklarına neden olabiliyor. Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri, tam da bu tarz problemlerin ve risklerin çözümü için ortaya çıkmış kurumsal iş çözümleridir.
Gartner’ın yaptığı bir araştırmaya göre mevcut firma datalarının %80 ile %95’lik bölümü kağıt ve lokal PC’lerde tutuluyor. Yine Gartner’ın başka bir araştırmasına göre dokümanların ortalama %25’lik kısmı sistemde yanlış yerde tutuluyor ve çalışanlar zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçiriyor. Araştırma bu yanlış çalışma yönteminin, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansıdığını ortaya koyuyor.
Doküman Yönetim Sistemi?
Sistemler, cloud üzerinde data tutmaya yarayan araçlar olsalar da, bundan çok daha fazlasıdır.
Çok basit olarak anlatmak gerekirse, doküman yönetim sistemleri tüm iş süreçlerinize ilişkin tüm dosya, belge ve dokümanı dijital olarak organize etmenizi sağlayan şirketin tümüne yayılmış sistemlerdir. Etiketleme, kataloglama, dosyalama, onay, iş akışı, imza, iletim, gözden geçirme vs. gibi kağıt üzerinden gerçekleştirdiğiniz tüm işlerin dijitalleştirilmesi için en önemli aracınızdır. Bu süreçlere çok fazla hatta neredeyse firmanın tüm personelleri bir şekilde dahil olduğundan doküman yönetim sistemleri şirketin tümüne yayılmış ve tüm personelin etkileşim içinde olduğu kurumsal yazılımlardır.
Doküman Yönetim Sistemlerinin Faydaları Nelerdir?
1. Kurumsal Hafızanın Önemi
Doküman yönetim sistemleri şirketlerin yıllar içinde biriktirdikleri kurumsal hafıza ve know-how için eşşiz kaynaklardır. Sağladığı birikimle işlerin mükemmelleştirilmesine olanak verir. Personel, süreç veya farklı nedenlerden kaynaklanacak veri kaybının önüne geçer. Şirketleri, kişilere bağımlı olmaktan kurtarır.
Kurumsal Hafıza özellikle büyük ve çok noktadan yönetilen şirketler için çok kıymetli bir hazinedir. Know-how ancak doğru şekilde yönetilerek genç ve dinamik yeni nesillere transfer olur ve başarı da süreklilik sağlanabilir. Yeni nesillerin geçmiş tecrübe ve birikimlerden doğru ve hızlı şekilde yararlanabiliyor olması hem işlerinde daha az hata yapmalarına yardım eder, hem de karar verirken zamanı en ekonomik şekilde kullanmalarını sağlar.
2. Tüm Paydaşlar, Tüm Projeler, Tüm Grup Şirketler
Doküman Yönetim Sistemleri, kullanıcıların sorunsuz ve güvenli bir şekilde işbirliği yapabilecekleri web tabanlı ortak çalışma alanı (Common Data Environment) sunar. Sistem üzerinden tüm yazışma ve doküman trafiğini yönetilebilmeli, bu platform sınırlı internet bağlantısı olan farklı lokasyonlarda bile erişilebilir olmalıdır.
Ortak çalışma platformu, tüm çalışanların aktif ve güncel kullanımı için çizim dosyalarından 3 boyutlu modellere kadar her türlü dosya türünü desteklemelidir. Ancak bu sayede tüm paydaş ve projelerin ortak çalışması sağlanabilir.
3. Bilgi Güvenliği Politikaları
Bilgi Güvenliği, şirketler için en kritik konuların başında gelir. Kritik bilgilerin rakiplerin eline geçmesi, firmaların iflasına kadar gidecek tehlikeli sonuçlar doğurabilir. Oluşabilecek bu tarz risklerin önüne geçmek için firmaların, kritik bilgilerine yetki bazlı erişim sağlayarak saklayabilecekleri, güvenilir sistemlere ihtiyaçları vardır. Doküman yönetim sistemleri, şirketlerin tüm kritik bilgilerini şirket içi ve şirket dışı farklı mevzuatlardaki Bilgi Güvenliği ve KVKK gibi prosedürlere uygun olarak depolamalarını sağlar.
4. Aradığını Bulabilme
İster fiziksel depolama kullanın, ister dijital sistemler kullanın, gün içinde kullanıcıların dokümanlarlarla ilgili en çok gerçekleştirdiği işlem arama işlemidir. Bir personel için en önemli başarı ölçütü, aradığı dosyayı kolay bulabilmesidir. Doküman yönetim sistemleri, arama işlemleri için çok kapsamlı motorları bünyesinde barındırır. Bu arama motorlarıyla dosyanın adı, etiketi, metadatası, klasörü gibi araçlarla arama yapabileceğiniz gibi, dosyanın içeriğinde arama yapabileceğiniz teknolojik OCR sistemleri de mevcuttur. Doküman kontrol yazılımları, bu özellikleri ile arama işlemlerinde kaybedilen zamanı azaltarak çalışan verimliliğini arttırmaya katkı sağlar.
5. Veri Kaybını Nasıl Engelleriz?
Şirketler için veri kaybı en hassas konuların başında gelir. Kritik dökümanların sınıflandırılarak doğru şekilde saklanması ve istenildiği zaman erişim yetkisi olan kişiler tarafından rahat bir şekilde bulunması günümüzün teknolojisinde mümkündür. Bu teknolojiyi yakından takip ederek firmalar kendi prosedür ve iş akışlarına uygun teknolojileri belirleyip kullanabilirler. Sistemlerin veri kaybının %100 önüne geçmek için tasarlanmış olduğundan yetki ve roller anlamında emin olmak gerekir. Doğru sistem ve yetkilendirmelerle şirketinizde veri kaybını engelleyerek, kritik/gizli dökümanlarınızın şirket dışı yetkisi olmayan kişilerin eline geçmesini engelleyebilirsiniz.
6. Doküman/Paftanızın En Güncel Hali Olduğundan Emin Misiniz?
Pratik hayatta, sürekli her yerde karşımıza fiziksel dosyalar çıkıyor. Ancak bu dosyalar, hatalı imalat gibi büyük kayıp ve hatalara sebebiyet verebilecek riskleri beraberinde getiriyor.
Doküman yönetim sistemleri, dosyaların ve paftaların güncelliğini/geçerliliğini kontrol noktasında QR kod destekli teknolojik çözümler sunuyor. Herhangi bir mobil cihaz ile dosyanın üzerinde bulunan QR kodlar okutularak dosyanın en son/güncel versiyon olup olmadığı kontrol edilebiliyor. Bu sayede hatalı kullanımlar veya projelerde yanlış imalatların önüne geçilmiş olabiliyor.
7. Süreçlerinize Uygun Fonksiyonlar
Döküman Yönetim Sistemleri üzerinden Şirket içi ve dışı (3.partiler ile) dosya alışverişi yapılabilir, bunlarla ilgili iş akışları ve gözden geçirmeler yönetilebilir. Farklı paydaşlar bir dosya üzerinde görüşlerini hızlıca bildirebilirler ve bu sayede zaman kaybı yaşanmadan işlerin yönetimi ve takibi yapılabilir. Aktif log takipleri ile hangi paydaşın hangi dosyaya erişip hangi fonksiyonları kullandığı bilgisi kolayca takip edilebilir.
8. Kalite ve İş Güvenliği İle İlgili Tespitleri Paylaşmak Mümkün Müdür?
Kapsamı geniş olan bazı sistemler anlık olarak mobil cihazlardan çekilen resimler ile DÖF (düzenleyici önleyici faaliyet) ve Yanlış/Hatalı İmalat vb. formları otomatik olarak oluşturup müşteri veya alt yükleniciler/tedarikçiler ile paylaşılmasına olanak verir, bu veriye erişim sağlanıp sağlanmadığı ile ilgili gelişmiş raporlar alınabilir, statüleri (açık/kapalı) takip edilebilir.
Bkz. EDMS Genel Bakış