Şirket içi kurumsal hafıza oluşturabilmek ve hızlı aksiyon alabilmek için dijital dönüşümün gerekliliği tartışılamaz. Satın alınan malzemelerin ve hizmetlerin işletmelerin en büyük maliyet kalemlerinin başında geldiğini düşünürsek; satın alma süreçlerinde de zaman ve iş yükünden tasarruf sağlamanın en önemli adımlarından biri dijital dönüşüme uyum sağlayabilmektir. Bu kadar büyük bir havuzun içerisinde düşük maliyetli ve yüksek kaliteli satın alımlar gerçekleştirebilmek her işletmenin arzu ettiği ideal tablodur. Peki ideal tabloya nasıl ulaşılabilir? Öncelikle geleneksel satın alma yöntemleri bir kenara bırakılmalı, dijital çağın gerekliliklerine uyum sağlanarak teknolojiden en üst seviyede faydalanılmalıdır. Daha çok tedarikçiye ulaşabilmenizi sağlayan, fiyat, performans, kalite analizlerini şeffaf bir şekilde gözler önüne seren, uçtan uca satın alma süreçlerini dijital olarak yönetmenize imkan tanıyan ve bütçe kontrolünü her aşamada uygulayabileceğiniz satın alma yönetim sistemleri bu konudaki en önemli teknolojik araçlardır.

1. Başarılı Bir Satın Alma Yönetim Sistemi İçin: Online Teklif Toplama

Malzeme ve hizmet ihtiyacının belirlenmesinden sonra tedarik zincirindeki kritik aşamalardan biri olan teklif toplama süreci başlar. Verimli bir satın alma sürecinin temel bileşenlerinden biri güvenilir tedarikçi ağı oluşturmaktır. Online teklif toplama imkanı sunan satın alma yönetim sistemleri kısa sürede daha çok tedarikçiye ulaşabilmenizi ve hatta daha önce hiç çalışmadığınız tedarikçiler ile çalışabilmenizi sağlar. Böylece alternatif teklifler arasından en iyi şartlı ve en iyi fiyatlı tedarikçileri belirlemeniz kolaylaşır. İşletmeler için daha şeffaf bir ortam oluşurken; daha az riskli ve daha kaliteli satın almalar gerçekleşir. Online teklif toplama aynı zamanda satın alma departmanı çalışanlarına zaman kazandırır, e-posta trafiğini azaltarak güncel teklif bilgilerinin ve tedarikçi ile yürütülen iletişimin satın alma yönetim sisteminde kayıt altına alınmasını sağlar. Şartların ve rekabet koşullarının şeffaf bir ortamda sunulması tedarikçilere işletme ile uzun vadeli ilişkilere yatırım yapma fırsatı doğurur. Tedarikçileriniz dünyanın neresinde olursa olsun hızlı bir şekilde tekliflerini sunabilirler. Böylece güvenilir tedarikçi ağını oluşturma yolunda ilk adımları atmış olursunuz.

2. Başarılı Bir Satın Alma Yönetim Sistemi İçin: Bütçe Kontrolü

Şirketler için etkin bir satın alma sürecinin olmazsa olmazlarından biri bütçe kontrolünü sağlayabilmektir. Uygulanabilir bir bütçenin doğru yöntemlerle kontrolü; karar alma sürecini hızlandırır, şirket içi denetimi kolaylaştırır ve şeffaflığı sağlar. Peki etkin bütçe kontrolünü sağlamak için neye ihtiyaç duyarız? Her şeyden önce satın alma sürecinin ilk aşaması olan satın alma talebinden itibaren bütçe kontrolü devrede olmalıdır. Buna imkan tanıyan satın alma yönetim sistemleri ile bütçe planlama, esnek olarak uyarlanabilen onay mekanizmaları sayesinde anlık bütçe kontrolü, toleranslar dahilinde bütçe aşımına izin verme veya revize bütçe tanımlama yapılabilmelidir. Böylece bu kalem için bütçemiz var mı, satın almayı gerçekleştirirsek bütçeyi aşar mıyız gibi sorulara ilk andan itibaren cevap bulabilirsiniz. Otomotize edilen bütçe kontrol sistemleri ile benzer her işi aynı şekilde takip edebilirsiniz. Süreçlerinizin daha şeffaf olmasınız sağlar, sürecin nerede beklediğini ve nasıl ilerleyeceğini anında öğrenirsiniz. Tekrarlayan hataları yaşama şansınız azalır. Ayrıca kullandığınız muhasebe & finans programı ile entegre edilebilen bütçe kontrol yapıları ile şirket içi tam bir bütünlük elde edersiniz.

3. Başarılı Bir Satın Alma Yönetim Sistemi İçin: Uçtan Uca Süreç Yönetimi

Tedarik zincirinin ana aşamaları; malzeme & hizmet talebi, teklif & ihale süreçleri, satın alma siparişi, sevkiyat, ambar yönetimi ve faturalamadır. Başarılı bir satın alma yönetim sistemi ancak; malzeme ya da hizmetin üreticiden başlayarak, talep eden ihtiyaç sahibine kadar ulaşmasını içeren tüm bu süreçlerin yönetiminde teknolojiden en üst seviyede faydalanan uçtan uca entegre sistemler ile kurulabilir. Daha belirgin hesaplamalar yapmanızı sağlayan, tedarikçi değerlendirmeleri ile fiyat, performans, kalite analizlerini şeffaf bir şekilde raporlayabildiğiniz, tüm tedarikçilerinizi tek bir havuzdan yönetebildiğiniz ve istediğinizde geçmiş satın alma verilerine kolaylıkla ulaşabileceğiniz sistemler şirketinizi dijital dönüşüm konusunda destekleyecektir. Böylece hem satın alma departmanınızda hem de şirket genelinde verimlilik artışı sağlayabilirsiniz. Dağınık lokasyonlu, farklı ülkelerde, farklı para birimleri ile iş yapan şirketler için merkezi bir satın alma yönetim sistemi oluşturmak da oldukça önemlidir. Her coğrafyada kullanıma uygun, özelleştirilebilir yapıdaki sistemler ile bütünleşik bir satın alma yönetim sistemi kurgulayabilirsiniz.

Başarılı bir satın alma sistemi için aşağıdaki bağlantıya göz atabilirsiniz.