Dünyanın en eski endüstrilerinden biri olan inşaat sektörünün dijital dönüşüme en az uyum sağlayan endüstriler arasında yer aldığı bilinmektedir. McKinsey’in güncel araştırması da bu bilgiyi doğrular niteliktedir. (İşimizin Geleceği – Dijital Çağda Türkiye’nin Yetenek Dönüşümü / Ocak 2020) Araştırmaya göre; üretim, madencilik ve tarım sektörleri en yüksek otomasyon potansiyelinin olduğu sektörler arasında gösterilmektedir. Bu sektörlerin öne çıkma sebebi olarak öngörülen fiziksel faaliyetlerin yoğunluğu gösterilir. İnşaat sektörü de fiziksel faaliyetin yoğun olduğu bir sektör olarak düşünülebilir ancak bu faaliyetlerin daha çok öngörülemeyen faaliyetler olması otomasyon potansiyelini düşük kılmaktadır. İnşaat projelerinin dağınık ve uzak lokasyonlu yapısı, çevresel koşullar, taşeron firmalar ile çalışma, projeye özgü tek seferlik maliyet kalemleri gibi riski artıran çok sayıda faktörün olması dijitalleşmede diğer sektörlere göre geri kalmasının sebepleri olarak özetlenebilir.

İnşaat sektöründe yer alan firmalar genel olarak; dünya çapında milyonlarca dolarlık projeler üstlenen büyük şirketler ve küçük & orta büyüklükteki aile şirketleri olarak iki kategoriye ayrılır. İkinci kategorideki şirketlerin birinci kategorideki şirketlerle rekabet edebilir hale gelme isteği, projelerde ortaya çıkan stokları kontrol altına alma, bütçe aşımları ve gecikmeleri takip etme ihtiyacı, uzaktan çalışma, düşen kar marjları gibi sebepler; sektördeki tüm zorluklara rağmen firmaları kendilerine en uygun dijital çözümü bulmaya zorlamaktadır ve bu yönde adım atan firma sayısı her geçen gün artmaktadır. Bu noktada özellikle sektörel özellikler dikkate alınarak geliştirilmiş tedarik zinciri ve maliyet yönetimi yazılımları öne çıkmaktadır. İnşaat projelerinin kendine has yapısı nedeniyle diğer sektörlerde uygulanan tedarik zinciri ve maliyet yönetimi uygulamalarının projelerde aynen uyarlanması istenen faydayı sağlamayacaktır.

İnşaat sektöründe tedarik zinciri genel olarak aşağıdaki adımlardan oluşur:

• Malzeme metrajının oluşturulması
• Gerekli malzemelerin tedarik edilebilmesi için talep hazırlanması
• Talep bilgilerinin ilgili satın alma birimine iletilmesi
• Malzemelerin tedarik edilebileceği tedarikçilerin belirlenmesi
• Tedarikçilerden tekliflerin alınması
• Alınan tekliflerin teknik ve ticari olarak karşılaştırılması
• Tedarikçi firma seçimi
• Satın alma siparişi süreci
• Malzeme teslimat sürecinin izlenmesi
• Malzeme dağıtımı

İnşaat sektöründe maliyet kontrol süreci ise genel olarak aşağıdaki adımlardan oluşur:

• Maliyet kod hiyerarşisinin tanımlanması
• Maliyet kodları bazında planlanan bütçenin oluşturulması
• Proje masraflarının gerçekleşmesi (malzeme satın almaları, hizmet satın almaları, personel maliyetleri, makine & ekipman maliyetleri vb.)
• Planlanan bütçenin düzenli olarak güncellenmesi
• Gerçek zamanlı olarak maliyet kontrol sürecinin izlenebilmesi ve raporlanması

Peki inşaat projelerinde tedarik zinciri ve maliyet kontrol süreçlerini entegre yönetebileceğimiz bir dijital çözüm ne gibi faydalar sağlar?

Bütçe Aşımları Kontrol Altına Alınır

Veri akışının proje muhasebe kayıtlarının tutulduğu sistemlerden sağlandığı geleneksel yöntemlerde satın alma siparişinin tedarikçiye geçildiği zaman ile faturalaşmanın gerçekleştiği zamanın birbirinden farklı olması halinde muhasebe kaydı geç oluşur ve fiili maliyetler anlık olarak izlenemez. İki sürecin birlikte tam entegre kurgulanabildiği sistemlerde ise malzeme/hizmet talebinden itibaren anlık bütçe takibi yapmak mümkün hale gelir. Böylece İnşaat projelerinde her zaman var olan maliyetlerin kontrolden çıkma riski en aza indirgenir.

Malzeme Dağıtımı İzlenilebilir ve Proje Bazlı Maliyet Oluşturulabilir

Özellikle dünya çapında farklı lokasyonlarda projeler yürüten ve merkezi satın alma yapan şirketler için malzemelerin teminini kadar malzemelerin ilgili projelere dağıtımı da önemlidir. İnşaat projelerinde malzeme tedariğinin gecikmesi yalnızca proje planında aksamaya sebep olmaz operatörün, iş makinesinin çalışmasına da engel olur. Tercih edeceğimiz dijital çözüm sayesinde mutfakta kullanılan bulgurdan, pahalı iş makinelerine kadar malzemelerin çoklu projede kullanılmak üzere toplu olarak satın alma sürecini yönetebilir ve dağıtım sürecini takip edebiliriz. Malzemelerin ilgili projelere dağıtımı sonrası maliyetlerinin de proje bazlı olarak doğru maliyet kodlarında oluşması sağlanır.

Departmanlar ve Paydaşlar Arası Koordinasyon Sağlanır

Küçüklü büyüklü tüm inşaat projeleri genellikle işveren, tedarikçi, yüklenici, alt yüklenici, tasarımcı, müşavir gibi farklı paydaşların içinde bulunduğu çok paydaşlı projelerdir. Tedarik zinciri ve maliyet kontrol süreçlerinin entegre izlenebildiği dijital çözümler sayesinde farklı paydaşların/farklı departmanların koordineli çalışması sağlanır. İdeal bir satın alma sürecinde; projede ihtiyaç sahibi tarafından malzeme talebi oluşturulur. Proje ambar sorumlusu proje ambarını kontrol eder ve ihtiyacın stoktan karşılanıp karşılanamayacağını belirler.

Proje yöneticisi proje bütçesini de göz önünde bulundurarak talebi onaylar. Satın alma birimi teklif alınabilecek tedarikçileri belirler. Tedarikçiler tekliflerini interaktif bir platform aracılığı ile dijital olarak iletir. Teknik değerlendirme gerektiren malzemeler için mühendislik departmanı analizlerini yapar.

Ticari koşullar ve teknik değerlendirmeler toplanarak satın alma birimi tedarikçi seçimini yapar, satın alma siparişi oluşturulur. Ambar sorumlusu tarafından merkez ambara malzeme kabulü yapılır ve proje ambarına dağıtımı sağlanır. İlgili satın alma siparişine istinaden tedarikçi faturası muhasebe birimi tarafından kaydedilir, finans birimi tarafından da faturanın ödemesi yapılır. Bu akışın yazılım üzerinden yapılması departmanlar ve paydaşlar arası koordinasyonu sağlarken; malzemenin talep edildiği andan ödemenin yapıldığı ana kadar izlenebilirlik sağlanır. Bunların yanısıra entegre çalışan tedarik zinciri yönetimi ve maliyet kontrol sistemlerinin gelişmiş raporlama imkanı, şeffaf ve denetlenebilir yapı oluşturma, çoklu şirket, çoklu proje koordinasyonu, benzer projelere know-how aktarımı gibi faydaları da vardır.

ENKA İnşaat’ın sektördeki 60 yılı aşkın bilgi birikimi ve sahadaki tecrübelerinin katkılarıyla sektöre özel geliştirilen EGFS – Küresel Finans Sistemi ve EGPS – Küresel Satın Alma Sistemi yazılımları ile projelerinizdeki satın alma ve maliyet kontrol süreçlerinizi entegre yönetebilirsiniz.