Веб-приложение программы EGPS предоставляет защищенный доступ к информации по счетам, финансам и расходам сотням пользователей по всему миру в соответствии с уровнем доступа, присвоенным системным администратором.
Для просмотра заявки и согласования необходимо подключиться к приложению системы, сделать это можно с ноутбука планшета или смартфона.
Система EGFS предоставляет доступ ко всем финансовым трансакциям, включая счета, депозитные и банковские операции, статьи расходов на содержание персонала, фонд оплаты труда и начисления, позволяя вносить заметки в отдельные ячейки, что облегчает использование системы и ведение учета даже для людей с небольшими познаниями в сфере бухгалтерии. Данная функция предполагает наличие процедуры согласования, которую можно адаптировать для различных видов и размеров трансакций, для разных компаний и проектов. Система финансового учета EGFS обеспечивает быстрый ввод данных в систему. Заявки на согласование приходят уполномоченному лицу по электронной почте, а механизм согласования работает на компьютерах, планшетах и смартфонах.
Программа EGFS — это система, поддерживающая двойной бухгалтерский учет путем фиксирования размеров трансакций в первоначальной валюте и в валютах конвертации в дополнительных системах финансового учета. Система автоматически подсчитывает периодическое колебание курса валют двух учетов, сохраняя данные обменных курсов отдельно на основании данных центральных банков стран конвертируемых валют. Благодаря этой функции система может предоставлять отчеты в выбранной валюте.
Программа EGFS содержит различные инструменты, помогающие контролировать проектные издержки и планировать бюджет. Все трансакции связаны с бюджетами в программе и структурированы, благодаря кодам, которые присваиваются им при внесении данных в программу. Взаимосвязанность системы позволяет привязывать счета к определенным заказам на закупку. В результате, реальный бюджет и коды соответствуют загруженным, реализованным и оплаченным суммам.
Система EGFS позволяет бесперебойно и должным образом обрабатывать внутренние счета и квитанции Ваших компаний и проектов. История обмена счетами между компаниями отражается в архиве компании, показывая взаимосвязанные файлы. Данная функция позволяет подсчитывать сумму промежуточных списаний, видеть состояние и передвижение основных средств во вкладке инвентарной карточки учета основных активов в программе. Благодаря этой функции можно также производить автоматические вычисления затрат и коэффициент прибыли/потери во время торговых сделок.
EGFS позволяет проводить все операции с дебиторами и кредиторами, используя планы перечисления оплаты и зачисления платежей, а также для депозитных и банковских операций, имеющих отношение к выплатам и приему платежей. Таким образом, программа позволяет управлять потоком финансов. Программа EGFS облегчает приготовление планов платежей для поставщиков и планов поступления платежей для заказчиков, а также планов для трансакций начислений. Используя программу EGFS, можно осуществлять последующие операции с наличными деньгами по векселям и другим документам о начислении, а также получать отчетами о движении денежных средств по финансовым документам. Программа закрывает планы платежей и начислений для осуществления последующих банковских операций.
Система EGFS предполагает наличие встроенных функций формирования электронных счетов и бухгалтерского учета. Счета поставщиков, которые поступают через программу электронного выставления счетов, автоматически синхронизируются с системой EGFS, то же самое происходит и с квитанциями, высланными заказчикам, они автоматически копируются на сервер программы EGFS, а затем программа выполняет необходимые расчеты. Официальная отчетность также подготавливается в программе, в электронном формате, а затем отсылается в системный накопитель.
Программа EGFS предполагает возможность объединения трансакций основных средств в общем бухгалтерском учете, упрощая тем самым управление материально-техническим оснащением. Благодаря этим функциям, пользователь может отслеживать информацию и операции с основными средствами по инвентарным карточкам учета в программе, что упрощает расчет промежуточной амортизации. Данная функция позволяет производить автоматические расчеты затрат и коэффициент прибыли/потери во время коммерческих операций.
Для ведения электронного документооборота, документ сканируется и загружается в окно ввода данных. Данная функция облегчает доступ к оригинальным документам, таким как счета, квитанции, позволяя не только просматривать их с планшетов и смартфонов, но и подтверждать или получать уведомление об утверждении этих документов.