Управление документацией – это процесс, требующий эффективного участия отдела документооборота на проекте, а также всех участвующих в проекте пользователей, включая заказчиков, проектировщиков, консультантов, контролеров, руководителей проекта, пользователей из головного офиса, служб поддержки, производителей, поставщиков и субподрядчиков. Пользователи EDMS могут создавать документы, загружать документы, актуализировать или корректирвовать их в зависимости от уровня авторизации.

Для управления документацией требуется доступ пользователей из различных мест. Для всех участников ключевое значение имеет своевременное получение доступа к системе EDMS из того места, где они находятся. Работающее через интернет приложение EDMS позволяет сотням пользователей получить безопасный доступ к проектной документации в любой точке мира.

На проектах, реализуемых в различных точках по всему миру EDMS использует локальные системы хранения данных, которые автоматически синхронизируются. Все документы синхронизируются в среде между соответствующими месторасположениями. Персонал на месте производства работ, строительной площадке и персонал службы эксплуатации могут оперативно получить доступ к документации из любой точки мира. Благодаря упорядочиванию и адаптации документов время на загрузку и скачивание сводится к минимуму и предотвращается потеря времени.

Система EDMS оснащена очень продвинутой поисковой системой, аналогичной Google™. Она отображает результаты поиска по миллионам документов за миллисекунды. Система EDMS имеет алгоритмы динамичного ранжирования для создания наиболее подходящего перечня результатов поиска и отображает термины по 450 различным типам документов. Система выполняет поиск благодаря функции «завершить и предложить». В системе EDMS результаты поиска могут отображаться различными способами. Функция присваивания ярлыков документам позволяет сортировать документы по группам родственных терминов. В дополнении к данным функциям у системы EDMS предусмотрена функция расширенного поиска.

Экраны системы EDMS были разработаны опытными создателями интерфейсов с использованием последних технологий. Интерфейс системы EDMS содержит множество расширенных функций для обеспечения максимального эффекта для конечных пользователей. Это множество функций включает в себя графический дизайн, который изменяется в зависимости от типа используемого устройства, ввод массива информации, актуализация большого объема информации и индивидцальное оформление посредством разработки кодов на уровне интерфейсов, что повышает эффективность работы пользователя.

Интерфейсы могут настраиваться под нужды динамической документации. Пользователям могут быть предоставлены различные настраиваемые интерфейсы в зависимости от типа проекта, типа документа и его статуса. В системе EDMS предусмотрена возможность ввода данных из различных мест и передача содержания из MS Excel.

Система EDMS подстраивается под типы документов, используемых на проекте. Каждый документ заносится со своей собственной уникальной информацией в полях. Можно отслеживать различные потоки с учетом различных проектов, дисциплин, месторасположений и подразделений и типов адаптированного документа. Составление форм, используемых на проектах, которые необходимо направить соответствующим людям, получить согласование соответствующих людей, и периодически заполнять, может выполняться в системе EDMS для сохранения данных. Это позволяет отслеживать проект.

Система EDMS оснащена функциями динамической отчетности, а также отображением структуры динамического документа. Различные типы документов, составляемых для проекта, дисциплины, месторасположения и т.д. могут отслеживаться с использованием различных отчетов. Благодаря функции динамической отчетности можно сформировать любые формы отчетов по проектам и процессам для отслеживания проекта. Благодаря функции гибкой отчетности WDMS пользователи могут создавать отчеты с учетом своих собственных критериев, в дополнении к встроенным типам отчетов. Благодаря функции синхронизации отчеты передаются пользователям регулярно.

Система EDMS сохраняет и отображает все изменения, внесенные в документы, в виде отдельных версий документа. История прошлой версии и ревизии документа хранится в мельчайших подробностях. В системе EDMS возможно отслеживать информацию о том, когда и кем был скорректирован документ и статус работы над этим документом.

В ходе анализа предусматривается возможность визуального выделения текста и внесения письменных примечаний в документы путем добавления надписей, графических изображений или выделения цветом необходимых сегментов текста. Документы готовятся и анализируются, проходя последовательность согласований, а информация о возможных недоделках передается автору документа через систему EDMS.

Для документов, загруженных в систему EDMS или актуализируемых в ней, можно предусмотреть процедуру согласования до их публикации. Как только документ поступает в систему для согласования выбранным пользователям и группам направляются автоматические уведомления.

Доступ к системе EDMS возможен с компьютеров, планшетов и смартфонов из любой точки мира – досточно ввести имя пользователя и пароль. EDMS использует глобальную синхронизированную систему распространения документации для обеспечения передачи документов больших объемов между различными точками.

Пользователи системы EDMS могут формировать папки, создавать документы, загружать, рассматривать и корректировать файлы в соответствии с присвоенной им степенью авторизации. Дерево файлов формируется из иерархии папок, подпапок, документов и файлов.