Software & Research

Home EDMS Özellikler

EDMS Özellikler

Doküman yönetimi, projenin dokümantasyon biriminin ve projeye müdahil olan, işveren, tasarımcı, danışman, kontrolör, proje yöneticileri, merkez kullanıcıları, destek ekipleri, üretici, tedarikçi, alt yükleniciler gibi tüm kullanıcıların etkin katılımını gerektiren bir süreçtir. EDMS kullanıcıları, yetkileri çerçevesinde, doküman oluşturabilir, dosya yükleyebilir, dokümanları güncelleyebilir ve dosyaları revize edebilir.

Doküman yönetimi bir çok farklı lokasyonda bulunan kullanıcının erişimini gerektirmektedir. Tüm katılımcıların EDMS’e bulundukları yerden gecikmeden erişebilmeleri kilit önem taşır. Web tabanlı bir uygulama olan EDMS, yüzlerce kullanıcının, dünyanın neresinde olurlarsa olsun proje dokümanlarına güvenli bir şekilde erişmesini sağlar

Küresel Dosya Senkronizasyon Sistemi

Dünya üzerinde birden farklı lokasyonda yürütülen projeler için EDMS, kendi aralarında otomatik olarak senkronize olan yerel veri saklama sistemleri kullanır. Tüm dokümanlar ilgili lokasyonlar arasında arka planda senkronize olur. Sahada, şantiyede, makine başında çalışan personel dokümanlara, dünyanın her yerinden hızlıca ulaşır. Önceliklendirilebilinen ve uyarlanabilen dokümanlar sayesinde dosya indirme ve yükleme süreleri ile zaman kaybının önüne geçilir.

Gelişmiş Arama Motoru

EDMS, GoogleTM benzeri çok gelişmiş bir arama motoru barındırır. Milyonlarca doküman içerisinde aranan kelimeleri milisaniyeler içerisinde listeler. Sonuçların en uygun şekilde sıralanması için dinamik puanlama algoritmaları barındırır ve farklı 450 çeşit dosya tipi içerisinde geçen kelimelerin aramalara dahil eder. Arama yapılırken tamamlama ve tavsiye özelliği ile yönlendirmeler sağlar.  Sonuçları farklı şekillerde sıralama olanağı sunar. Doküman etiketleme özelliği ile her bir doküman için çağrışım yapacak kelime grupları ile tasnif yapma imkanı tanır. Tüm bu özelliklerin yanısıra detaylı olarak arama fonksiyonu da barındırır.

Gelişmiş Arayüz İşlevselliği

EDMS Ekranları, son teknoloji kullanılarak, arayüz uzmanlarınca hazırlanmıştır. Son kullanıcının verimliliğini en üst seviyede sağlamak için EDMS Arayüzü birçok gelişmiş özellik barındırır. Cihazlara göre otomatik değişen görsel tasarım, toplu veri girişi, toplu güncelleme, arayüz kodlaması ile özelleştirme gibi kullanıcı verimliliğini arttıran birçok özellik barındırır.

 

Dinamik doküman nitelikleri gibi arayüzler de ihtiyaçlara göre özelleştirilebilir.Proje tipine, doküman tipine, doküman durumuna göre kullanıcının karşısına özelleştirilmiş farklı arayüzler çıkarılabilir. Farklı lokasyonlardan veri girişine ve Excel’den içerik aktarım özelliklerine olanak sağlar.

Dinamik Doküman ve Form Özellikleri

EDMS, projelerde kullanılan doküman tiplerini özelleştirebilir. Her bir doküman, kendine özel alanlar taşır. Farklı proje, farklı disiplin, farklı lokasyon, farklı birim gibi ihtiyaçlara özel oluşturulabilen farklı akışlar ve özelleştirilmiş doküman tipleri ile takip edilebilir. Projelerde kullanılan, ilgili kişilere iletilmesi, ilgili kişilerden onay alınması ve periyodik olarak doldurulması gereken formlar EDMS üzerinden tasarlanarak bilgiler kayıt altına alınabilir. Böylece projelerin takibi sağlanır.

Dinamik Raporlama Özellikleri

EDMS, dinamik doküman yapısının yanı sıra dinamik raporlama özelliğini de beraberinde getirir. Proje, Disiplin, Lokasyon vs. bazlı olarak oluşturulan farklı tipte dokümanlar, farklı raporlar ile takip edilebilir. Dinamik raporlama özelliği ile projeler ve süreçlerle ilgili her türlü rapor oluşturulup, projelerin takibi sağlanabilir. EDMS’in esnek raporlama özelliği sayesinde var olan rapor tiplerinin yanısıra kullanıcılar kendi belirledikleri kriterler doğrultusunda raporlar çekebilirler. Zamanlama özelliği ile periyodik raporlar kullanıcılara düzenli olarak aktarılır.

Versiyon Revizyon Takibi

EDMS, dokümanlar üzerinde yapılan tüm değişiklikleri ayrı versiyonlar olarak kaydeder ve gösterir. Geçmişe dönük versiyon ve revizyon tarihçeleri çok detaylı olarak takip edilir. Dokümanın kim tarafından ne zaman güncellendiği bilgisini ve ilerleme durumlarını takip etmeyi mümkün kılar.

Gözden Geçirme / Review

Gözden geçirme işlemi sırasında doküman içerisindeki dosyaların istenen bölümlerine not yazarak, çizerek, renk değiştirerek görsel veya yazılı notlar alınabilir. Hazırlanan dokümanlar yetki silsilesince son hallerine gelmeden önce gözden geçirilir ve olası eksiklikler EDMS üzerinden dokümanı üreten kişilere iletilir.

Dosya Paylaşım ve Onay Sistemi / Transmittals

EDMS içinde sisteme eklenen veya güncellenen dosyaları yayınlanmadan önce onay mekanizmasına sokabilirsiniz. Dokümanların onay sistemine sokulması, seçilen kullanıcı ve gruplara otomatik bildirimler gönderir.

My Drive ve Common Drive

My Drive EDMS, kullanıcılarına özel çalışma alanı sunar. Bu kişisel alanda kullanıcı kendisine ait dosyalarını saklayabilir. İnternet erişimine sahip olunan her yerden; tabletten, cep telefonundan, bilgisayardan dosyalara ulaşmak mümkün hale gelir.

Common Drive EDMS, kişisel çalışma alanlarının yanında ortak çalışma alanları da sunar. Böylece yüksek boyutlu eklerden oluşan e-posta trafiklerine gerek kalmadan kullanıcılar arasında ortak çalışılan dosyaların paylaşımları EDMS üzerinden yapılabilir, dosyalarda hangi tarihte hangi kullanıcı tarafından değişiklik yapıldığı izlenebilir. Farklı dosya gönderim programlarına ihtiyaç duymadan EDMS üzerinde yüksek boyutlu dosyalar gönderilmesine de olanak sağlar.

Web Tabanlı Yetki Bazlı Erişim

EDMS’e dünyanın her yerinden bilgisayarlar, tabletler veya akıllı telefonlar üzerinden kullanıcı adı ve şifre girerek bağlanmak mümkündür. EDMS, farklı lokasyonlar arasında büyük ölçekli doküman alışverişini sağlamak için küresel senkronize dağıtım sistemi kullanır.

 

EDMS’te kullanıcılar yetkileri çerçevesinde klasör oluşturabilir, dokuman yaratabilir, dosya yükleyebilir, dosyaları görüntüleyebilir ve revize edebilir. Tüm bu klasör – alt klasör – doküman – dosya hiyerarşisi klasör ağacını oluşturur.