Blog Elements

Home Blog

İnşaat Süreçlerinde Doküman Yönetim Sistemi

Taahhüt sektöründe projeler doküman yönetimiyle başlar. Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir inşaat proje ortamında gereken bilgiye zamanında ulaşamama ve dolaşım sorunları gibi problemler büyük maliyetlere neden olmaktadır. İnşaat projelerinde başarı, ancak ve ancak dokümanların ve bilgi trafiğinin doğru yönetimi ile mümkündür.

Doküman yönetim sistemi niçin gereklidir?

  • Belgeler yaptığımız her işi destekler.
  • Belgeler, kurumlar/işletmeler tarafında iş etkinliklerini yerine getirirken üretilen belgelerdir ve iş etkinliklerinde tekrar kullanılırlar.
  • Kurumsal bilgi kaynaklarıdır.
  • Hukuki destek ve yasal süreçlere uyumu sağlar. Farklı standartları destekler.
  • Hesap verebilirliğin güvencesidir.
  • Uzun süreçte arşivsel değer kazanarak kurumun/ işletmenin kurumsal hafızasını oluştururlar.

Şirketlerin ve yöneticilerin doküman yönetim sistemiyle ilgili beklentilerine baktığımızda ise;

  • Aranılan dosyaya hızlı ulaşım
  • Güvenli ve yetki bazlı erişim
  • Verimlilik
  • Bilgi yönetimine katkı: kurumsal hafıza
  • Zaman tasarrufu
  • Güncel dosya takibi
  • Evrak ve yazışma takibi
  • Kullanım kolaylığı
  • Şirketlerin devam eden akışına uygun kurgulanabilmesi
  • Kaliteli ve hızlı teknik destek gibi faktörlerin önem arz ettiğini görüyoruz.

Kullanıcıların doküman yönetim sistemiyle ilgili beklentilerine göz attığımızda;

  • Aranılan dosya hızlı ve kolayca bulunabilmeli,
  • İnşaat sürecinde yavaşlamaya sebep olmamalı, işleri zorlaştırmamalı, yeni işler yaratmamalı,
  • Çok hızlı bir şekilde kurulum yapılabilmeli, teknik süreçler minimum düzeyde olmalı,
  • Kullanımı kolay olmalı, tüm personel kolay kullanabilmeli,
  • Tüm platformlarla entegre olmalı, birçok farklı yazılım sistemine ihtiyacı ortadan kaldırmalı,
  • Mobil kullanılabilmeli, evden işten her yerden ulaşılabilmeli,

Doküman Yönetim Sistemi Niçin Gereklidir?

İnşaat projelerinde başarı, ancak ve ancak dokümanların ve bilgi trafiğinin doğru yönetimi ile mümkündür. Tüm organizasyonun yazışmalar, Autocad dosyaları, BIM Modelleri, Kalite Formları gibi dosyaların güncel versiyonlarına hızlı erişimi çok kritiktir. Birden fazla firma veya organizasyonun gerçekleştirdiği veya müdahil olduğu inşaat projelerinin kontrol ve takibinin yapılabilmesi için ortak kullanımlı bir platform büyük önem arz eder.

Gartner’ın yaptığı bir araştırmaya göre mevcut dataların %80 ile %95’lik bölümü kağıt ve lokal PC’lerde, yine başka bir araştırmaya göre dokümanların ortalama %25’lik kısmı ise yanlış yerde tutuluyor. Bu gibi sebeplerden dolayı ulaşılmak istenen doküman ya da dokumanlar kolayca bulunamıyor.

Doküman Yönetim Sistemi kullanılmadığı takdirde karşılaşılan tabloya baktığımızda;

  • Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5’i kaybolmakta, %3’üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.
  • Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50’sini aramaya ve bulmaya, %5- %15’ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.
  • Yanlış dosyalanmış bir evrakın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$’dır.
  • Evrakla ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60’ına, işçilik maliyetlerinin %20-%45’ine ve cironun %12-%15’ine mal olmaktadır.